Aluehallitus
Pöytäkirja 20.11.2023/Pykälä 277

Tulevaisuus ja sopeuttamisohjelma 2024 - Hallinto ja digitaalinen kehitys

Aluehallitus 20.11.2023 § 277

1474/00.01.02/2023    

Valmistelija Jakobsson-Pada Linda

Einola Suvi

Hautamäki Satu

Sjöström Pia-Maria

Lisätietoja: puhelinnumero: 06 218 1111 (vaihde), etunimi.sukunimi@ovph.fi

Tilannekuva hallinto-, tuki- ja johtamisrakenteiden ja -palvelujen kehittämisestä

Toimenpidekokonaisuus vastaa runsaan 11 miljoonan euron säästöstä, joka koostuu monesta eri osatoimenpiteestä.

Työ hallinnon sisäisten prosessien parissa (aloitettiin vuonna 2023) tarkoittaa sitä, että hallinnon kaikki tulosalueet käyvät läpi prosessit, päätöksentekoketjut, hankinnat ja ostopalvelut niin, että etsitään ensisijaisesti ratkaisuja, jotka tekevät hallinnosta sujuvamman ja kustannustehokkaan.  Hallinnon johtoryhmä on laatinut tätä varten erillisen toimenpidesuunnitelman. Osa toimenpiteistä sisältyy johto-, hallinto- ja asiantuntijatehtävien läpikäymiseen, sillä henkilöstöresurssit vähenevät. Vuoden 2024 talousarviossa on huomioitu 1,4 miljoonan euron säästö kuluissa tämän toimenpiteen johdosta.

Johto-, hallinto- ja asiantuntijatehtävät käydään läpi yhteistyöneuvotteluissa 3.10.-15.11.2023. Toimenpide toteutetaan yhteistyössä resurssijohtajien ja toimialajohtajien kanssa ja strategia- ja kehitysjohtajan johdolla. Läpikäynnissä tarkastellaan avoimesti erilaisia vaihtoehtoja, jotka jo nyt tai tulevina vuosina luovat organisaatiolle uudenaikaisen ja tehokkaan rakenteen. Toimenpidekokonaisuuteen sisältyy myös toimenpiteitä, joilla lisätään työn vaikuttavuutta oikean työnjaon avulla. Vuoden 2024 talousarviossa on huomioitu 1,7 miljoonan euron säästö kuluissa tämän toimenpidekokonaisuuden johdosta.

Hukkajahti-kilpailu käynnistettiin vuonna 2023. Siinä yksiköt, jotka löytävät parhaimmat säästöt, palkitaan. Toimenpidettä ei toteutettu suunnitelman mukaisesti. Prosessi jatkuu vuonna 2024.

Valtuustoryhmät ovat sopineet ryhmien toimintatuen vähentämisestä 57 000 eurolla vuonna 2024.

Asiakaspalvelujen ostoissa (aloitetaan 2023) säästösumma jaetaan niille toimialoille, joilla on asiakaspalveluja. Vuoden 2024 talousarviossa on huomioitu kustannusten väheneminen runsaalla 700 000 eurolla. Työ jatkuu vuonna 2024.

Tähän toimenpidekokonaisuuteen kuuluvat omien ja ostopalvelujen läpinäkyvä vertailu, tavaroiden ja aineiden hankinnan tarkastelu sekä hankinta- ja tilausohjeiden läpikäyminen. Talousarviota supistettiin 1 miljoonalla eurolla vuonna 2023. Vuoden 2024 talousarviossa on huomioitu vielä 1,3 miljoonan euron kustannussäästö.

Sopimuskokonaisuuksista neuvotellaan uudelleen, mikä tarkoittaa sitä, että sopimuksia uusitaan kustannussäästöjen ja mahdollisesti parempien sopimusehtojen saamiseksi hyvinvointialueelle. Prosessi jatkuu vuonna 2024.

Logistiikkakeskus on suunnitteilla, ja toiminta käynnistyy 2024. Tätä varten on johtoryhmä asettanut työryhmän. Toimenpiteestä ei synny suoria säästöjä.

Ostopalveluja inhouse-yhtiöiltä vähennetään, säästöjä tulee yhteensä 3,6 miljoonaa euroa vuosina 2023 ja 2024. Omistajaohjausjaosto on päättänyt, miten summa jakaantuu hyvinvointialueen merkittävien inhouse-yhtiöiden kesken, ja se tutustuu syksyllä 2023 yhtiöiden toimenpide-ehdotuksiin. Jaosto seuraa vuonna 2024, miten säästöt toteutuvat.

Vuokrakiinteistöjä koskeva säästöohjelma:

Vuokrakulujen osuus säästösummasta vuonna 2024 on 3,2 miljoonaa euroa. Säästöt toteutetaan osittain toimintoja lakkauttamalla ja osittain tehostamalla tilojen käyttöä. Useat kunnat ovat ilmoittaneet nostavansa vuokria vuonna 2024 jopa 13 prosenttia. Kyse on merkittävistä vuokrankorotuksista, jotka ovat sopimuksen mukaisia, mutta joilla voi olla vaikutusta palveluverkkoon. Asiasta keskustellaan parhaillaan kuntien kanssa. Vuokrankorotukset eivät vaikuta ARA-rahoitteisiin kiinteistöihin, sillä ARA-rahoitteisten kiinteistöjen vuokrantarkistukset tapahtuvat korjaamalla vuokria takautuvasti kirjanpidon mukaisten todellisten käyttökulujen pohjalta.

On huomioitava, että hallituksen päätöstä 28.8.2023 § 206 Koivurinteestä ei toteuteta sellaisenaan. Sen sijaan Azaela Pietarsaaressa muuttaa Koivurinteen kivirakennukseen ja Castréninkatu 5 sanotaan irti. Näin iäkkäiden ihmisten palvelut kootaan Koivurinteeseen ja kokonaissäästöstä tulee suurempi kuin jos Koivurinteen kivirakennus olisi suljettu hallituksen alkuperäisen päätöksen mukaisesti.

Hyvinvointialueelle on asetettu työryhmä, joka laatii ohjeita tilojen käytölle. Ohjeet koskevat lähinnä toimistotiloja, mutta myös muita tiloja, joiden käyttöä on mahdollista tehostaa. Jotta tilojen käyttöä voidaan tehostaa ja vuokrattujen neliöiden määrää vähentää tuso-ohjelman mukaisesti, pitää työskentelytapojen muuttua. Muun muassa etätyön määrää ja työtilojen yhteiskäyttöä voidaan lisätä. Selvitteillä on myös tehokkaampi järjestelmä tilojen sähköistä varaamista varten.

Kunnat, jotka ovat rahoittaneet kiinteistöinvestointeja (lähinnä erilaisia asumisyksiköitä) ARAn tuella ja nostaneet korkotukilainaa kiinteistöjen rakentamiseksi, vastaavat siitä, että vuokralaiselta perittävät vuokrat ovat lainmukaisia ja noudattavat ARAn määräyksiä. Ara-kiinteistöjen vuokrataso eroaa olennaisesti muista hyvinvointialueen vuokraamista kiinteistöistä, koska vuokrassa saa huomioida vain todelliset kulut eikä siitä saa periä tuottoa.

Sen jälkeen, kun Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymä ja myöhemmin hyvinvointialue aloitti toimintansa, on käynyt ilmi, että kaikki kunnat eivät ole huomioineet ara-rahoitusta vuokratasoa laskettaessa. Vuokratasoa ei ole kaikilta osin vielä vahvistettu. Kuntien yhteydessä ARAn kanssa jatketaan keskustelua vuokratason oikaisemisesta ARA-rahoitteisissa kiinteistöissä. Juridisten näkökohtien lisäksi hyvinvointialueella on huomattava taloudellinen intressi oikaista virheelliset vuokrat.

Digi- ja etäpalvelut, kehitystyö

Digitaalinen kehitys vaatii alkuun panostuksia ja muutoksia toiminnassa ennen kuin säästöjä voidaan saada. Tavoitteena on, että digitaalinen kehitys ja digitaaliset panostukset parantavat palvelujen saatavuutta ja tehokkuutta, mikä ajan mittaan tuottaa säästöjä. Digitaalisten palvelujen kehittäminen ei synnytä heti säästöjä. Vuonna 2024 kehitämme digitaalisia palveluja pääasiassa hankkeiden avulla ja STM:n erillisen hankerahoituksen turvin.

Vuonna 2024 toteutetaan muun muassa seuraavat toimenpiteet:

-         Otetaan asteittain käyttöön asiakkaan sähköinen asiointiportaali (Lifecare-portaali) terveydenhuollon palveluille. Työ tehdään läheisessä yhteistyössä APTJ-hankkeen kanssa. Palvelu käsittää sähköisen ajanvarauksen laajentamisen sekä sähköisen omahoidon, sähköisten ennakkotietojen, sähköisten lomakkeiden ja videon kautta toteutettujen etävastaanottojen käyttöönoton. Niiden alueiden osalta, joissa ei sovelleta yhteistä asiakas- ja potilastietojärjestelmää, tullaan asukkaille antamaan sähköisestä asiointiportaalista linkki olemassa oleviin ajanvarausjärjestelmiin, joita myös kehitetään sähköisen ajanvarauksen suuntaan.

-         Myös etävastaanottoja ja sähköisiä lomakkeita otetaan laajemmin käyttöön alueilla, joissa yhteinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä ei vielä ole käytössä.

-         Otetaan käyttöön reaaliaikainen chatti, jossa on mahdollisuus videovastaanottoon. Aluksi sen ottaa käyttöön hoitohenkilöstö hoidon tarpeen arvioinnissa.

-         Automaattisen puheentunnistuksen käyttöä laajennetaan, jotta saneluista saadaan tuotettua tekstiä.

-         On suunniteltu, että jokin toiminnanohjauksen ohjelmista poistetaan käytöstä vuonna 2024. Päällekkäistä teknologiaa ei voida ottaa pois käytöstä ennen kuin vastaava/samantapainen teknologia voidaan korvata toisella ja prosessit päivittää/muuttaa.

-         Etähoivapalvelun ja lääkerobottien käytön laajentamisen arvioidaan tuovan säästöjä ostopalveluissa, sijaiskuluissa ja matkakuluissa.

-         Muita toimenpiteitä olemassa olevien työkalujen käytön tehostamiseksi ovat Omaolo-palvelun käyttöönotto, chattibotin käytön laajentaminen, digitaalisten hoitopolkujen käytön laajentaminen, terapianavigaattorin käyttöönotto, toiminnanohjauksen ohjelman laajentaminen ja etähoivapalvelun ja lääkerobottien käytön laajentaminen. Parannamme lisäksi verkkosivujemme asiakasohjausta digitaalisten työkalujen suhteen.

-         Vuonna 2024 perustetaan digiyksikkö, joka tukee uusien ja olemassa olevien digitaalisten työkalujen kehittämistä sekä muutostyötä, jota digitaalisen teknologian synnyttämät toiminnan muutokset aiheuttavat. Lisäksi yksikössä luodaan kokonaisnäkemys digitaalisesta kehityksestä organisaatiossa.

-         Digitaalisten työkalujen kehittäminen ja niihin panostaminen mahdollistavat digikeskuksen/digiklinikan ja operatiivisen tilannekeskuksen suunnittelun ja kehittämisen käsittäen toiminnan muuttamisen organisaatiossa digitaalisten työkalujen avulla.

-         Takaisinsoittomahdollisuus niille erikoissairaanhoidon poliklinikoille, joissa on puhelinruuhkaa.

-         Mobiilisovellus keikkatyöntekijöiden hankintaan koko hyvinvointialueelle. Sovelluksen avulla keikkatyöntekijä löytää helposti itselleen sopivan työvuoron.  

-         Titanian sähköistä hoitoalan sisäisten sijaisten varausjärjestelmää laajennetaan, jotta esimerkiksi äkilliset poissaolot voidaan hoitaa helpommin. Sisäisiä hoitoalan sijaisia voidaan varata kalenterista työyksiköihin.

Hyvinvointialuejohtaja Kinnunen Marina

Päätös: