Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto
Pöytäkirja 07.12.2023/Pykälä 39

Jaoston kokoukset vuonna 2024

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto 07.12.2023 § 39

1587/00.02.03/2023    

Valmistelija Jakobsson-Pada Linda

Lisätietoja: puhelinnumero: 06 218 1111 (vaihde), etunimi.sukunimi@ovph.fi

Hyvinvointialueen hallintosäännön 149 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan.

Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Kokouskutsun antaa toimielimen puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu laaditaan ruotsiksi ja suomeksi. Kutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista laaditaan ruotsiksi ja suomeksi. Myös liitteet laaditaan mahdollisuuksien mukaan ruotsiksi ja suomeksi. Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti.

Kokouskutsu lähetetään, mikäli mahdollista, vähintään neljä päivää ennen kokousta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Toimielin päättää, miten esityslista lähetetään varajäsenille.

Jaosto voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Sähköinen kokous voidaan pitää siten, että kaikki osallistuvat kokoukseen sähköisen yhteyden avulla tai siten, että vain osa läsnäolijoista osallistuu kokoukseen sähköisen yhteyden avulla. Käytettävän tietojärjestelmän tai videoneuvotteluyhteyden tulee mahdollistaa läsnäoleviksi todettujen yhdenvertainen näkö- ja ääniyhteys. Lain vaatimuksen täyttää se, että puheenvuoroa käyttävä kuuluu ja näkyy muille osallistujille videoyhteydellä sekä nimenhuudon että käyttämiensä puheenvuorojen aikana.

Hyvinvointialueen hallintosäännön § 155:n mukaan aluehallituksen puheenjohtajalla ja hyvinvointialuejohtajalla on jaoston kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. Jaosto päättää muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta.

Ehdotus jaoston kokouspäivämääriksi on tehty yhdessä puheenjohtajan kanssa.

Hallintojohtaja Jakobsson-Pada Linda

Päätös: