Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto
Pöytäkirja 08.02.2024/Pykälä 6

Prosessityöskentely organisaatiossa ja hallinnon toimialueella

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto 08.02.2024 § 6

692/00.01.04/2024    

Valmistelija Paula Granbacka

Lisätietoja: puhelinnumero: 06 218 1111 (vaihde), etunimi.sukunimi@ovph.fi

Hyvinvointialueella on aloitettu prosessien kuvaamis- ja kehittämistyö. Prosessikuvauksella tarkoitetaan menetelmää, jolla prosessin vaiheet ja toiminnot kuvataan yksityiskohtaisesti. Prosessikuvauksen hyödyt palveluiden tuottamisessa ovat moninaiset ja ne auttavat organisaatiota saavuttamaan tehokkuutta, laatua ja asiakastyytyväisyyttä. Ne myös mahdollistavat jatkuvan parantamisen ja edistävät tiimityötä sekä ovat tärkeä työkalu palveluiden tuottamisen optimoimiseksi ja asiakastyytyväisyyden parantamiseksi.

Prosessikuvauksen tärkeimmät hyödyt

1. Prosessien selkeys ja ymmärrettävyys: Prosessikuvaukset auttavat organisaatiota hahmottamaan ja ymmärtämään selkeästi, miten palvelut tuotetaan. Ne määrittelevät eri vaiheet, tehtävät ja vastuualueet, mikä vähentää epäselvyyksiä ja mahdollisia väärinkäsityksiä.
2. Tehokkuuden parantaminen: Prosessikuvaukset auttavat tunnistamaan pullonkauloja ja tehottomuuksia palveluiden tuottamisessa. Ne tarjoavat pohjan prosessien analysoinnille ja parantamiselle, mikä johtaa tehokkuuden lisääntymiseen. Prosessikuvaukset auttavat myös havaitsemaan tarpeettomia askelia tai toistoa, joita voidaan eliminoida, mikä säästää aikaa ja resursseja.
3. Laadunhallinta: Prosessikuvaukset auttavat takaamaan korkean palvelun laadun. Ne auttavat määrittämään standardit ja odotukset eri vaiheissa, mikä auttaa varmistamaan, että jokainen tehtävä suoritetaan oikein ja laadukkaasti. Prosessikuvaukset mahdollistavat myös tehokkaamman laadunvalvonnan ja virheiden ennaltaehkäisyn.
4. Kustannustehokkuus: Prosessikuvaukset auttavat tunnistamaan mahdollisia kustannussäästöjä. Ne auttavat näkemään, mitkä tehtävät tai vaiheet voivat aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia ja tarjoavat pohjan prosessien virtaviivaistamiselle ja tehostamiselle. Kustannustehokkuuden lisääntyminen voi johtaa taloudellisiin etuihin organisaatiolle.
5. Jatkuvan parantamisen mahdollistaminen: Prosessikuvaukset tarjoavat perustan jatkuvan parantamisen ja innovoinnin toteuttamiselle. Ne toimivat lähtökohtana muutosten ja uudistusten suunnittelulle ja toteutukselle. Prosessikuvaukset auttavat myös seuraamaan ja arvioimaan tehokkuuden, laadun ja muiden suorituskyvyn mittareiden kehittymistä ajan myötä.
6. Tiimityön helpottaminen: Prosessikuvaukset auttavat selkeyttämään rooleja, vastuualueita ja työnkulkuja tiimityössä. Ne luovat yhteisen ymmärryksen siitä, mitä odotetaan eri vaiheissa ja miten tiimin jäsenten tehtävät liittyvät toisiinsa. Tämä helpottaa kommunikointia, yhteistyötä ja tehokasta työnjakoa.

Aluehallitus on 18.9.2023 kokouksessaan §235 hyväksynyt hyvinvointialueen ydinprosessit. Kesään mennessä on tarkoitus, että toimialat kuvaavat yhteiseen tietokantaan kaikki prosessinsa. Tämän jälkeen alkaa prosessien kehittämistyö. Työtä ohjataan ja tuetaan Strategian ja kehittämisen tulosalueelta.

Hallinnon osalta on kirjattu ylös ja sovittu menettelytavat prosessien kirjaamiseksi. Tässä yhteydessä on tarkoitus sisäisen tarkastajan toimesta käydä läpi prosessikuvaukset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan näkökulmasta niin, että organisaation ohje sisäisestä valvonnasta hallinnnon prosesseissa saadaan päivitettyä.

Kokouksessa prosessityöskentelyä esitellään jaostolle tarkemmin.

Hallintojohtaja Jakobsson-Pada Linda

Päätös: