Pohjanmaan hyvinvointialueen pelastuslaitoksen omavalvontasuunnitelma

Vuosi 2025

Käsitelty ja hyväksytty: § 33 20.11.2024 Pelastustoimen jaos

Sisällysluettelo

1.           Johdanto .........................................................................................................   3
   1.      Omavalvonta .................................................................................................... 3
   2.      Pohjanmaan pelastuslaitos ja sen tuottamat palvelut ...................................... 4

2        Pelastuslaitoksen prosessit ja suunnitteluperusteet .......................................  7

1.            Pelastuslaitoksen toiminnan organisointi ja prosessit...................................... 7
2.            Pelastuslaitoksen toiminnan organisointi ja prosessit...................................... 7
3.            Suunnitteluperusteet .....................................................................................   8

3.               Palveluiden saatavuuden ja laadun varmistamisen menettelyt .....................  11
   1.            Henkilöstövoimavarat ..................................................................................    11
   2.            Osaamisen ja suorituskyvyn varmistaminen .................................................  12
   3.            Yhteistyö suorituskyvyn ja palveluiden saatavuuden varmistamiseksi .......... 14
   4.            Materiaalisen varautumisen ja jatkuvuuden hallinta ...................................... 15
   5.            Toimintaa ohjaavat toimintamallit ja ohjeet ...................................................  17

4        Tiedolla johtaminen ja arviointi ......................................................................  17

1.            Toiminnan arvioinnin ja tiedolla johtamisen periaatteet ................................. 18
2.            Tiedon kerääminen ja tiedon laadun varmistamisen menettelyt..................... 19
3.            Palvelutasopäätöksen toteutumisen seuranta ..............................................  20
4.            Tiedon hyödyntämisen keskeiset periaatteet ................................................ 22
5.            Raportointi ..................................................................................................    24  

1. Johdanto

1.1 Omavalvonta 

Laki pelastustoimen järjestämisestä (613/2021, 16§)1 sekä laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (612/2021, 40§)2 velvoittavat, että hyvinvointialueen on lakisääteisessä toiminnassaan varmistettava omavalvonnalla tehtäviensä lainmukainen hoitaminen. Hyvinvointialueen on varmistettava palvelujen saatavuus, laatu ja vaikuttavuus. Tehtävien ja palvelujen omavalvonta on toteutettava osana niiden järjestämistä ja tuottamista.

Hyvinvointialueen on laadittava järjestämisvastuuseensa kuuluvista tehtävistä ja palveluista omavalvontaohjelma, jossa tulee määritellä, miten edellä mainittujen velvoitteiden noudattaminen kokonaisuutena järjestetään ja toteutetaan. Hyvinvointialueen omavalvontaohjelma ohjaa, miten palvelujen saatavuutta ja toteutumista, laatua sekä vaikuttavuutta seurataan ja miten havaitut puutteellisuudet korjataan. Hyvinvointialueen omavalvontaohjelman ja siihen liittyvien omanvalvontasuunnitelmien toteutumisen seurantaan perustuvat havainnot ja niiden perusteella tehtävät toimenpiteet on julkaistava julkisessa tietoverkossa ja muilla niiden julkisuutta edistävillä tavoilla. 

Hyvinvointialueen omavalvonnan tavoitteena on tukea pelastustoimen palveluiden järjestämisen jatkuvan parantamisen periaatteella. Omavalvonnan tarkoituksena on ohjata strategisella tasolla Pohjanmaan pelastuslaitoksen laadunhallintaa, toiminnan saatavuuden seurantaa, tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden arviointia sekä pelastustoimen palvelujen kehittämistä. 

Omavalvontaohjelman mukaisesti toimialat laativat omavalvontasuunnitelman.  Pohjanmaan pelastuslaitoksen omavalvonnan kokonaisuus muodostuu hyvinvointialueen omavalvontaohjelmasta ja oman toimialan omavalvontasuunnitelmasta. Pelastuslaitoksen omavalvontasuunnitelmalla tarkennetaan palvelujen saatavuuden, yhdenvertaisuuden, laadun, tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden seurantaa pelastustoimen palveluiden palvelutasopäätöksessä määritellyn palvelutason mukaisesti.

1.   Laki pelastustoimen järjestämisestä (613/2021) 
2.   Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (612/2021)

Omavalvonnan tarkoituksena on myös viestiä yhteistyökumppaneille ja pelastuslaitoksen toiminta-alueen asukkaille Pohjanmaan pelastuslaitoksen riskiperusteisesta, suunnitelmallisesta, yhdenvertaisesta, laadukkaasta ja turvallisesta toiminnasta.

Pohjanmaan pelastuslaitoksen omavalvontasuunnitelma ja hyvinvointialueen omavalvontaohjelma muodostavat kokonaisuuden. Pelastuslaitoksen omavalvontasuunnitelma kattaa pelastuslaitoksen toiminnan ja siihen liittyvät tukitoiminnot. Pelastuslaitoksen omavalvontasuunnitelma täydentää erillisenä dokumenttina Pohjanmaan hyvinvointialueen omavalvontaohjelmaa. 

Omavalvontaohjelman hyväksyy hyvinvointialueen aluehallitus ja sen toteutumista seurataan hyvinvointialueen pelastustoimen jaostossa ja aluehallituksessa. Pelastuslaitoksen omavalvontasuunnitelman hyväksyy pelastusjohtajan esittelystä pelastustoimen jaos. Pelastusjohtaja vastaa pelastuslaitoksen omavalvontasuunnitelman kehittämisestä ja toimeenpanosta yhdessä nimettyjen raportointivastuullisten kanssa.

Kuva 1. Omavalvontaohjelman keskeinen sisältö

1.2 Pohjanmaan pelastuslaitos ja sen tuottamat palvelut 

Pohjanmaan pelastuslaitos kuuluu Pohjanmaan hyvinvointialueeseen ja vastaa alueella pelastustoiminnasta ja onnettomuuksien ehkäisyyn ja omatoimiseen varautumiseen liittyvästä valvonnasta, ohjauksesta, valistuksesta, neuvonnasta ja turvallisuusviestinnästä. Lisäksi pelastuslaitos tekee yhteistyötä alueensa kuntien, muiden viranomaisten ja toimijoiden kanssa varautumista ja valmiussuunnittelua suuronnettomuuksien ja häiriötilanteiden hallitsemiseksi sekä ylläpitää väestöhälytinjärjestelmää sekä laatii ja ylläpitää väestön suojaamiseen poikkeusoloissa liittyvät suunnitelmat yhteistyössä alueen kuntien ja muiden toimijoiden kanssa.

Pelastustoiminta

Pelastustoimintaan kuuluu pelastuslain 32 §:n mukaan hälytysten vastaanottaminen; väestön varoittaminen; uhkaavan onnettomuuden torjuminen; onnettomuuden uhrien ja vaarassa olevien ihmisten, ympäristön ja omaisuuden suojaaminen ja pelastaminen; tulipalojen sammuttaminen ja vahinkojen rajoittaminen sekä edellä mainittuihin tehtäviin liittyvät johtamis-, viestintä-, huolto- ja muut tukitoiminnat. 

Pelastuslaitos varautuu hoitamaan tehtävänsä päivittäisissä tilanteissa, normaaliolojen häiriötilanteissa sekä poikkeusoloissa. Pelastuslaitoksen valmiussuunnittelulla varaudutaan toiminnan jatkuvuuden varmistamiseen eri turvallisuustilanteissa.  

Toimintavalmius ja pelastustoiminnan palvelun taso määritetään alueen riskien mukaan voimassa olevassa palvelutasopäätöksessä. Pelastuslaitos tuottaa palvelut vakinaisella henkilöstöllä ja sopimushenkilöstöllä, sopimuspalokuntien avulla ja muihin sopimuksiin perustuvalla yhteistyöllä mm. lähihyvinvointialueiden pelastuslaitosten kanssa.  

Onnettomuuksien ehkäisy   

Onnettomuuksien ehkäisyn keskeisiä tehtäviä ovat valvonta mm. palotarkastukset, asiakirjavalvonta, maankäytön ja rakenteellisen paloturvallisuuden ohjaus ja neuvonta, asuinrakennusten paloturvallisuuden itsearviointi, poistumisturvallisuusselvitysten arviointi ja valvonta, palo- ja onnettomuusriski-ilmoitusten käsittely ja niiden vaatimat toimenpiteet, palontutkinta, turvallisuusviestintä ja -koulutus. Lisäksi kemikaalilainsäädännön mukaisia tehtäviä on ohjattu pelastustoimen hoidettavaksi mm. vaarallisten kemikaalien ja ilotulitteiden valvonta.

Väestönsuojelu ja varautuminen

Pelastuslain 64 § mukaan Pelastustoimen viranomaisten on varauduttava toimialaansa kuuluvien väestönsuojelutehtävien hoitamiseen riittävin suunnitelmin ja etukäteen tapahtuvin valmisteluin. Pelastustoimi vastaa osaltaan väestönsuojelutehtävien edellyttämästä sodan ajan uhkien ja niiden vaikutusten arvioinnista. Pelastuslaitos huolehtii väestönsuojelun johto- ja erityishenkilöstön sekä muihin väestönsuojelutehtäviin varaamisesta ja heidän koulutuksestaan. Pelastuslaitos vastaa väestönsuojelun johtamis-, valvonta- ja hälytysjärjestelmien perustamisesta ja huolehtii niiden ylläpidosta. Pelastustoimi valtakunnallisena ja alueellisena toimijana varautuu valmiuslain 121 §:ssä tarkoitettuun väestön siirtoihin ja huolehtii muistakin näitä vastaavista toimenpiteistä. Väestönsuojelusuunnitelmilla varaudutaan ennakkoon poikkeusoloihin, jotta yhteiskunnallisen tilanteen muuttuessa voidaan sujuvasti muuttaa toimintaa turvallisuustilannetta vastaavaksi.

Pelastuslain 65 § mukaan viranomaiset, laitokset ja liikelaitokset, jotka ovat velvollisia varautumaan väestönsuojeluun, ovat velvollisia laatimaan pelastuslaitoksen johdolla ja yhteistoiminnassa keskenään tarpeelliset suunnitelmat tehtäviensä hoitamisesta väestönsuojelussa. 

Yhteistyöstä valmiussuunnittelussa Hyvinvointialue voi sopia kuntien kanssa häiriötilanteiden hallinnasta, varautumisesta ja väestönsuojelusta (Laki hyvinvointialueesta 8 ja 14 §, valmiuslaki 12 §).  Yhteistyö voidaan toteuttaa kuntien tarpeiden mukaisesti, esim. järjestämällä suunnittelukokouksia ja työseminaareja kuntien varautumisen ja valmiussuunnittelun kehittämiseksi tai osallistumalla kuntien sisäisiin harjoituksiin, kriisijohtamiskoulutuksiin ja muihin kohdennettuihin koulutustilaisuuksiin.  

Pohjanmaan turvallisuusfoorumissa pelastuslaitos osallistuu aktiivisesti kuntaryhmän toimintaan. Kuntaryhmällä varmistetaan yhteistoiminnan onnistuminen paikallisesti merkittävissä onnettomuustilanteissa, ympäristönvahingon tehtävissä ja normaaliajan häiriötilanteiden hallinnassa mm. tulvatilanteissa, öljyntorjunnassa, sähkön- ja vedenjakeluhäiriötilanteissa.

Ensihoitopalvelut

Pelastuslaitos osallistuu ensihoitopalveluiden ja ensivastepalveluiden tuottamiseen. Ensihoitopalveluista, ml ensivaste, on sisäinen sopimus sairaalapalvelujen toimialan kanssa, jossa on määritelty tilat, yksiköt, kalusto, henkilöstö sekä henkilöstön suorituskykyvaatimukset palvelujen tuottamiseen. Omavalvonnan toteuttaa sairaalapalvelut.

Tukipalvelut

Hyvinvointialueen tekniset tukipalvelut ja hallintopalvelut tuottavat yhteistoiminnassa pelastuslaitoksen kanssa tarvittavat palvelut ja ratkaisut palvelutuotannon tueksi. Hallintopalvelut kattavat pelastuslaitoksen talouden ylläpidon, hankintapalvelut sekä henkilöstö-, tiedonhallinnan ja viestinnän. Teknisiin tukipalveluihin kuluu varasto- ja logistiikka-, tila- ja ICT-hallinta sekä huollon järjestelyt. Pelastuslaitoksen huoltokorjaamo palvelee pelastuslaitoksen ja ensihoidon ajoneuvoja sekä kalustoa äkillisissä huoltotarpeissa ja toiminnan jatkuvuuden varmistajana. Tukipalvelujen arviointi tehdään tarvittaessa tukipalveluiden tuottajan kanssa.

2 Pelastuslaitoksen prosessit ja suunnitteluperusteet 

2.1 Taustaa 

Pohjanmaan hyvinvointialueen valtuuston hyväksymässä Palvelutasopäätöksessä 2024-26 kuvataan hyvinvointialueen pelastustoimen palvelun lakisääteisiä tavoitteita sekä kehittämistarpeita. Päätös luo pohjan omavalvonnan järjestämiselle. Sisäministeriöllä on tavoitteena ohjata hyvinvointialueiden omavalvontaa yhtenäisemmiksi erillisellä asetuksella. 

Pelastuslaitoksessa menossa oleva toiminnan uudelleenorganisointi nk. pelastuslaitos 2.0 ohjaa omavalvontaprosessin ja vastuiden jakautumisen. Tarkoituksena on selkeyttää uuden organisaation vastuut, mikä vaikuttaa omavalvontaan. Pelastuslaitoksen tavoitteena on käynnistää omavalvonta vuoden 2025 alussa. Ennen tätä tulee huolehtia henkilöstön tiedon saannista ja osallisuudesta omavalvontaan.

2.2 Pelastuslaitoksen toiminnan organisointi ja prosessit 

Pohjanmaan pelastuslaitoksen organisaatiomalli perustuu prosessiajatteluun, jossa pelastuslaitoksen palvelut tuotetaan pelastusjohtajan alaisuudessa toimivissa tulosalueyksiköissä. Tulosalueet ovat: 

-          riskienhallinta,

-          pelastustoiminta, sekä 

-          valmius ja kehittäminen. 

Pelastuslaitoksen toiminta on organisoitu prosesseittain siten, että johtaminen ja ohjausprosessit sekä tukiprosessit tukevat pelastuslaitoksen toimintojen suunnittelua, toteutusta ja arviointia. Pelastuslaitoksen ydinprosessit ovat: 

-          onnettomuuksien ehkäisy, 

-          pelastustoiminta, sekä

-          varautuminen. 

Prosesseissa tuotetaan tarpeita vastaavia palveluita, joilla tavoitellaan hyvinvointialueen ja pelastustoimen strategian mukaisesti turvallista ympäristöä ja yhteiskuntaa.

Kuva 2. Pohjanmaan pelastuslaitoksen prosessikartta  

Onnettomuuksien ehkäisyn ja pelastustoiminnan (ml ensihoito ja ensivaste) ohjaus tukevat palvelutuotantoa, jossa pelastustoiminnan sekä pääosa onnettomuuksien ehkäisyn palveluista tuotetaan. Tukiprosessit jakautuvat hallinnolliseen osaprosessiin (talouden hallinta, henkilöstöhallinta, tiedonhallinta ja viestintä) sekä teknisten palvelujen osaprosessiin (hankinnat, varasto ja logistiikka, tilahallinta, huoltopalvelut ja ICT-hallinta). Tukiprosessit tuottavat tarvittavat palvelut ja ratkaisut palvelutuotannon tukemiseksi. Prosessikartta tarkentuu pelastuslaitos 2.0 ohjelmassa. Hyvinvointialueen valtuusto on vahvistanut pelastustoimen palvelut ja niille asetetut tavoitteet 2024-26 pelastustoimen palvelutasopäätöksessä.

Suorituskyvyn käytön osalta huolehditaan, että toiminnan suorittamiseksi tarvittava suorituskyky on käytössä (yhteistyössä palvelutuotannon kanssa), toteutetaan suunniteltu toiminta sekä seurataan toiminnan toteutumista, laatua ja vaikuttavuutta.

2.3 Suunnitteluperusteet 

Toiminnan suunnittelu etenee vaikuttavuusketjun mukaisesti. Ensin kartoitetaan toiminnan tarve huomioiden toimintaa ohjaavat lait, strategiat, riskianalyysi, toimintaympäristöanalyysi sekä palveluiden seurannasta ja arvioinnista kertyvä syöte. Tämän pohjalta määritellään vaikuttavuustavoitteet sekä siitä konkretisoidut palveluiden tavoitteet sekä toimenpiteet ja resurssit, joiden avulla tavoitteet pyritään saavuttamaan. Pelastustoimen palveluita koskevat toimenpiteet jakautuvat kuvassa (kuva 2) kuvattuihin ydinprosesseihin.

Pelastuslaitoksen palveluiden ja toiminnan suunnittelu perustuvat valtakunnalliseen pelastustoimen strategiaan4 ja sen linjauksiin sekä Pohjanmaan hyvinvointialueiden strategisiin tavoitteisiin. Keskeisimmät pelastuslaitoksen toimintaa ja palveluita ohjaavat lait ovat pelastuslaki (379/2011), laki vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden käsittelyn turvallisuudesta (390/2005), laki pelastustoimen järjestämisestä (613/2021), laki hyvinvointialueesta (611/2021) sekä ensihoidon osalta terveydenhuoltolaki (1326/20210) ja laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (612/2021). Lisäksi pelastustoimen sekä ensihoidon palveluita ohjaavat lakeja täsmentävät asetukset. 

Pelastustoimen palvelutasopäätös laaditaan määräajaksi noudattaen aluevaltuuston toimikauden voimassaoloa, yleensä neljäksi vuodeksi kerrallaan. Päätös perustuu alueen toimintaympäristöanalyysiin ja riskiarvioon, hyvinvointialueen ja pelastustoimen strategioihin sekä lainsäädäntöön. Pelastustoimen palvelutasopäätöksessä on selvitettävä alueella esiintyvät uhat, arvioitava niistä aiheutuvat riskit, määriteltävä toiminnan tavoitteet ja käytettävät voimavarat sekä palvelut ja niiden tavoitetaso.

Pohjanmaan hyvinvointialueen pelastuslaitos laatii alueellisen riskiarvion, joka muodostaa alueen kattavan yhteisen riskikuvan ja toimii pohjana alueen pelastustoimen palvelutasopäätöksen valmistelussa ja tukee toiminnan suunnittelua. Riskiarviossa arvioidaan hyvinvointialueella vallitsevat riskit ja kuvataan toimintaympäristöä ja arvioidaan kehittymisennusteiden avulla keskeisiä muutostekijöitä, joilla voi olla vaikutus pelastuslaitoksen palveluihin. Tämän pohjalta määritellään keskeiset uhat ja riskit ja niihin liittyvät erityispiirteet mm. päivittäisten onnettomuuksien sekä normaaliolojen häiriötilanteiden ja suuronnettomuuksien osalta sekä yksittäiset erityistoiminnot ja -kohteet. Riskejä arvioidaan lisäksi varautumisen ja väestönsuojelun näkökulmasta kansallisessa ja Pohjanmaan alueellisessa riskiarviossa. 

Voimassa olevaa palvelutasoa ja sen vaatimaa suorituskykyä tarkastellaan suhteessa määriteltyyn riskitasoon; hyvinvointialueella tunnistettuihin uhkiin ja riskeihin. Pelastustoimen palvelutasopäätöksessä on määritelty riskien hallitsemiseksi palvelutaso ja siinä tunnistettavat palvelutason kehittämistarpeet. Päätös velvoittaa kokoamaan kehittämistarpeet omaksi suunnitelmaksi.

Pelastuslaitos osallistuu pelastustoimen palvelujen lisäksi ensihoito- ja ensivastepalvelujen tuottamiseen erikseen varatuilla henkilöresursseilla ja sisäisen sopimuksen mukaisilla järjestelyillä. Ensihoidon, johon kuuluu ensivaste, palvelutaso perustuu ensihoidon johdolla yhteistoiminta-alueittain valmisteltuun riskiarvioon. 

Pelastustoimen palvelutasopäätös otetaan huomioon vuosittain tehtävissä toiminta- ja talous- suunnitelmissa, jossa määritellään kunkin palvelun osalta tarkemmat tavoitteet sekä toimenpiteet ja resurssit tavoitteisiin pääsemiseksi. Palvelutasopäätöskaudella varmistetaan, että alueellinen ja hyvinvointialueen riskiarvio pohjautuu kansalliseen riskiarvioon ja se on kattava, laadukas ja ajantasainen. Palvelutasopäätöksen valmistelu perustuu riskiperusteiseen toiminnan suunnitteluun. Systemaattinen omavalvonta on työkalu pelastustoimen palveluiden toiminnan seuraamisessa ja arvioinnissa. Omavalvonnalla voidaan havaita poikkeamia, jotka vaativat reagoimista, korjaamista ja kehittämistä.

4 Sisäministeriö 2016: Turvallinen ja kriisinkestävä Suomi: pelastustoimen strategia vuoteen 2025.

Omavalvonnan sisältöä 

.          Seurataan hyvinvointialueen ja valtakunnallisen pelastustoimen strategian toteutumista pelastuslaitoksen toiminnassa. 

.          Prosessien ja uuden organisaation toimivuutta arvioidaan pelastuslaitos 2.0 käynnistyessä. 

.          Toiminnan ja talouden tulosten toteutumista arvioidaan.

.          Arvioidaan miten palvelutasopäätöksessä olevat kehitystavoitteet ovat toteutuneet. 

3 Palveluiden saatavuuden ja laadun varmistamisen menettelyt 

Hyvinvointialueella pelastustoimen palveluiden yhdenvertaisen saatavuuden kannalta on keskeistä, että pelastuslaitoksella voidaan taata palvelutaso ja palveluita vastaavat henkilöresurssit ja suorituskyky. Henkilöstön saatavuutta tulee seurata ja siihen kytkeytyy toimiva rekrytointiprosessi, jotta saadaan tarvittavan osaamisen omaavia henkilöitä. Lisäksi on varmistettava, että pelastuslaitoksen tilat, ajoneuvot, kalusto, varusteet, materiaalit sekä muut laitteet on mitoitettu vastaamaan palvelutasopäätöksen mukaisia suorituskykyvaatimuksia kaikissa turvallisuustilanteissa. Sopimuspalokuntien henkilöstö- ja kalustoresurssit ovat pelastuslaitoksen käytettävissä pelastustoiminnan sekä onnettomuuksien ehkäisyn palveluissa sopimusten mukaisesti.

3.1 Henkilöstövoimavarat 

Onnettomuuksien ehkäisyn asiantuntijatehtävät resursoidaan vuosisuunnittelussa asetettujen tavoitetasojen ja tehtävien kokonaismäärän perusteella. Tehtäviä järjestellään henkilöiden osaamiseen ja valmiuksiin pohjautuen palveluiden saatavuuden ja laadun varmistamiseksi. 

Pelastustoimen henkilöstön resursseja seurataan suhteessa palvelutasopäätöksissä määriteltyihin resursseihin, joiden avulla varmistetaan palveluiden saatavuus.

Pelastusyksiköiden sijoittelun ja henkilöresurssien vuositasoisen suunnittelun ja seurannan lisäksi resursseja seurataan ja koordinoidaan reaaliaikaisesti, jotta suorituskyvyn takaavat kelpoisuusvaatimukset ja vahvuudet toteutuvat alueellisesti kaikissa työvuoroissa ja yksiköissä. Järjestelmien tulee mahdollistaa systemaattisen vuorosuunnittelun sekä tavoitevahvuuksien (suorituskyvyn) seurannan alueellisesti. 

Tukipalveluiden osalta tavoitteena on riittävä henkilöstömitoitus, jotta palvelutoiminnan kannalta kriittiset tukipalvelut pystytään tuottamaan. 

Häiriö-, suuronnettomuus ja väestönsuojelutilanteissa aikakriittisiä toimintoja priorisoidaan pelastustoiminnan toimintaohjeiden ja valmiussuunnitelmien mukaisesti. Lisäresursseja on mahdollista hälyttää sopimuspalokunnista sekä työaikalainsäädännön ja henkilöstöstä onnettomuustilanteen asettamissa rajoissa normaalista työvuorosuunnittelusta poiketen. 

Pohjanmaan pelastuslaitoksen sopimuspalokunnat ja sopimushenkilöstö osallistuvat pelastustoiminnan sekä onnettomuuksien ehkäisyn tehtäviin sovitulla tavalla tai palokuntasopimuksen mukaan.

Pelastuslaitos varaa henkilöstöä hoitamaan tehtäviä poikkeusoloissa.

Omavalvonnan sisältöä 

.          Pelastustoiminnan palveluiden saatavuuden osalta käytettävien resurssien riittävyyttä seurataan.

.          Varautumisen ja väestönsuojelun sekä niiden osalta tehtävän yhteistyöhön käytettävien resurssien kohdentumista seurataan suhteessa asetettuihin tavoitteisiin

.          Onnettomuuksien ehkäisypalveluiden resurssien kokonaismitoitusta ja kohdentamista seurataan suhteessa asetettuihin tavoitteisiin.

3.2 Osaamisen ja suorituskyvyn varmistaminen 

Jokaisella pelastuslaitoksen työntekijällä ja pelastustoimen palveluihin osallistuvalla tulee olla tehtävän vaatima koulutus ja osaaminen sekä riittävät tiedot ja taidot omien työtehtäviensä suorittamiseen hyvin ja turvallisesti. Työtehtävien edellyttämien pätevyyksien tarkistamisesta vastaa rekrytoiva esihenkilö. Esihenkilön tehtävänä on varmistaa, että työntekijälle tarjotaan riittävä perehdytys työtehtäviin. Perehdytyksen tavoitteena on pelastuslaitoksen yhteisten käytäntöjen ja toimintamallien sekä oman tehtävänkuvan haltuunotto ja ymmärtäminen. 

Palvelukohtaisia suorituskykyvaatimuksia on määritelty pelastuslaitoskohtaisesti sekä valtakunnallisella tasolla. Niiden tarkoituksena on yhtenäistää toimintamalleja eri hyvinvointialueilla ja sujuvoittaa yhteistoimintaa pelastustoiminnassa

Kehityskeskusteluiden tarkoitus on seurata henkilökohtaisella ja ryhmätasolla tasolla osaamistavoitteita ja niiden toteutumista ml. sopimushenkilöstö. Keskusteluissa esiin tulleiden koulutustarpeiden ja palvelutasopäätöksen asettaminen tavoitteiden pohjalta tehdään koulutussuunnitelma tarvittavan osaamisen varmistamiseksi. Osaamista tuetaan sisäisillä koulutuksilla ja harjoituksilla sekä ulkoisilla koulutuksilla, joiden avulla varmistetaan tehtävien edellyttämiä kelpoisuusvaatimuksia ja osaamisia. 

Laadukkaan ja turvallisen pelastustoiminnan varmistamiseksi seurataan henkilöstön valmiuksia suhteessa suorituskykyvaatimuksiin. Kelpoisuusvaatimukset (mm. savu- ja vesisukellus) huomioidaan työvuorosuunnittelussa. Pelastustoiminnan henkilöstön fyysistä toimintakykyä tuetaan ja testataan säännöllisin väliajoin työssä jaksamisen ja toimintakyvyn varmistamiseksi. Pelastuslaitoksen henkilöstövoimavarojen ylläpitämisessä etenkin pelastustoimintaan osallistuvan henkilöstön osalta pitää varmistaa mm. fyysisten toimintakykyvaatimusten toteutuminen ja työuran jatkumisen tukeminen. 

Onnettomuuksien ehkäisyn palveluissa osaamisen hallinta perustuvat tehtäväkohtaisiin suorituskykyvaatimuksiin ja toimintaympäristön muutosten vaikutuksiin osaamisen kehittämisessä esim. vihreä siirtymä.

Varautuminen ja väestönsuojelu edellyttävät jatkuvaa valtakunnallista ja alueellista (esim YTA = yhteistoiminta-alue) varautumiseen liittyvää seurantaa ja siihen liittyvän ohjauksen toteuttamista hyvinvointialueella. Ajankohtaiset työpajat ja tilaisuudet ja verkostotyö tukevat osaamisen kehittämistä varautumisessa ja väestönsuojelussa

Pelastuslaitoksen tuottamien palvelujen jatkuvuuteen ja laatuun vaikuttavat merkittävästi pelastuslaitoksen sisäiset tukipalvelut. Tukipalvelua seurataan ja arvioidaan systemaattisesti, jotta mahdolliset poikkeamat ja haastekohdat suorituskyvyssä eivät vaaranna palveluiden saatavuutta, jatkuvuutta ja laatua. 

Pelastuslaitoksen uudelleen organisoitumisella ja uusilla pelisäännöillä luodaan pohjaa työhyvinvoinnin kehittämiseen. Pelastuslaitoksen johto ja tukipalvelut tukevat esihenkilöitä työhyvinvoinnin ja työssä jaksamisen johtamisessa. Työhyvinvointikyselyillä pyritään saamaan ajantasaista tietoa työntekijöiden ja työyhteisön hyvinvoinnista. Pelastuslaitos noudattaa hyvinvointialueen yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelmaa. 

Työturvallisuuteen liittyvä riskienhallinta toteutetaan työturvallisuuslain edellyttämällä tavalla. Laatuportissa (intrassa) toteutetaan riskienhallintaa ja HaiProsta sekä Prontosta kerätään tietoa työtapaturmista, poikkeamahavainnoista sekä uhka- ja vaaratilanteista. Mikäli kirjaukset edellyttävät toimenpiteitä, näiden toteutumista tulee seurata ja varmistaa.

Omavalvonnan sisältöä

.          Kehityskeskustelujen toteutuminen

.          Koulutussuunnitelman toteutuminen

.          Sisäisen koulutuksen ja harjoitusten toteutuminen

.          Pelastuslaitoksen henkilöstön suorituskykyvaatimusten ml. pelastustoimintakelpoisuudet 

.          Tehtävän aikaisia uhka-, väkivalta- ja vaaratilanteiden seuranta.

.          Työturvallisuuteen liittyvien poikkeamien käsittely ja toimenpiteiden seuranta

.          Henkilöpoistumien ja sairauslomien, ml. sopimushenkilöstön, vaikutusten seuranta.

.          Palvelutuotannon kannalta kriittisten tukipalveluiden prosessien toimivuutta ja resursseja arvioidaan vuosittain.

3.3 Yhteistyö suorituskyvyn ja palveluiden saatavuuden varmistamiseksi 

Pohjanmaan pelastuslaitos tekee yhteistoiminta-alueen sopimukseen perustuvaa, yhteistyötä Varsinais-Suomen ja Satakunnan pelastuslaitosten. Yhteistyö muiden pelastuslaitosten kanssa toteutetaan erityisesti erityisresursseja vaativissa tehtävissä sekä raja-alueilla tilanteissa, missä lähin yksikkö voi tulla toisen pelastuslaitoksen alueelta. Pelastuslaitos ylläpitää yhteistyösuunnitelmia (PelLaki 45§) naapuripelastuslaitosten kanssa, joita hyödynnetään mm. hälytysohjeiden laadinnassa.  

Yhteistyö muiden viranomaisten kanssa on välttämätöntä, jotta pelastustoiminta voidaan tehokkaasti toteuttaa   Yhteistoiminta edellyttää suunnittelua ja toimintaa onnettomuus- ja vaaratilanteissa ja poikkeusoloissa sekä harjoitusten järjestämistä. Muita viranomaisia ovat valtion, hyvinvointialueen ja kuntien viranomaiset. Yhteistyö koskee myös edellä mainittujen laitoksia ja liikelaitoksia myös poikkeusoloissa (Pellaki 46§)

Erikoistilanteissa ja paljon resursseja vaativissa onnettomuuksissa on mahdollista pyytää resursseja ja materiaalista apua kansallisesti muilta pelastuslaitoksilta sekä kansainvälisesti esimerkiksi EU:n pelastuspalvelumekanismin kautta. 

Pelastuslaki mahdollistaa myös muiden yhteiskunnan resurssien ja henkilöiden käyttämisen akuutissa pelastustehtävissä.

Pohjanmaan pelastuslaitoksen sopimuspalokunnat ovat osa pelastustoimen kokonaisuutta ja osallistuvat pelastustoiminnan ja onnettomuuksien ehkäisyn tehtäviin sovitun mukaisesti.

Omavalvonnan sisältöä 

.          Arvioidaan yhteistoimintasopimusten toimivuus naapuripelastuslaitosten kanssa 

.          Yhteistoiminta-alueen vaikutusten arviointi hyvinvointialueen pelastustoimen palveluihin

.          Pelastustoiminnassa tarvittavien resurssien tai materiaalisen avun varmistava ohjeistus tarkistetaan.

.          Suuronnettomuus-, yhteistoiminta- ja UPS -harjoitusten järjestäminen ja havaintojen perusteella toimintaa korjaavien toimenpiteiden toimeenpanoa 

.          Sopimuspalokuntien toiminnan toteutumisen seuraaminen vuosittain. 

3.4 Materiaalisen varautumisen ja jatkuvuuden hallinta

Pohjanmaan pelastuslaitoksen toimitilat on vuokrattu kunnilta tai yksityisiltä toimijoilta. Tilojen tulee vastata tilaturvallisuudelle asetettuja vaatimuksia, joita on erikseen määritelty mm. "Katakrissa". Pelastuslaitoksen toiminnan kannalta kriittistä on tilojen riittävyys ajoneuvoille kalustolle ja henkilöstölle sekä tilojen toiminnallisuus siten, että palveluiden toiminnan jatkuvuus on varmistettu eri turvallisuustilanteissa.

Vuokranantajan ja toimitiloista vastaavan vastuulla on korjausten tai huoltojen järjestäminen. Ajantasaisten ja kattavien sopimusten avulla pyritään takaamaan toiminnan jatkuvuus kaikissa olosuhteissa. 

Kaluston ja ajoneuvojen ylläpito vaatii asemilla säännölliset tarkastukset, toimintatestaukset ja huoltotoimenpiteet. Kalustonhallintaohjelmalla Trail, dokumentoidaan kaluston huolto- ja korjaustoimenpiteet sekä seurataan kaluston, varusteiden ja materiaalien määrää. Trail - sovellusta on tarkoitus hyödyntää hankintojen suunnittelussa. Toimintavarmuutta lisäävät kaluston ikä, asianmukaiset huoltojärjestelyt sekä -sopimukset. Kaluston kierrätyksestä huolehditaan palvelutasopäätöksen ja investointisuunnitelmien mukaisesti. 

Pelastustoiminnassa käytettävien hälytysajoneuvojen ja kaluston osalta on tarkoituksenmukaista ylläpitää omaa huolto- ja ylläpitoa sekä varmistaa ostopalveluiden hankinnassa huollon ja varaosien saatavuus. Oma huoltokorjaamo vastaa korjausten koordinoinnista korjaamopalvelujen tuottajan kanssa, kaluston määräaikaistarkastuksista ja tarvittavista huolloista yhdessä muun henkilökunnan kanssa. Paineilmalaitehuollossa huolletaan savu- kemikaali- ja vesisukelluksessa käytettävät paineilmalaitteet. Toiminnan jatkuvuuden varmistamisessa tulee huomioida erikseen materiaalinen varautuminen huoltosopimuksissa ja muun huoltovarmuuskriittisen materiaalin ja kaluston kierrätysvarastoinnilla.

Pelastuslaitos ylläpitää hälytysjärjestelmiä häiriötilanteiden ja poikkeusolojen varalta. Väestöhälyttimien toiminta on varmistettava väestöhälyttimien säännöllisellä huollolla ja testauksella. Testaus tapahtuu valtakunnallisen ohjeen mukaisesti kuluvan kuun ensimmäisenä maanantaina klo 12:00. Väestöhälytinjärjestelmän kuntoa ja laitehankintojen tarvetta arvioidaan vuosittain. Viestivälineiden osalta mobiililaitteiden, viranomaisverkko Virven päätelaitteiden kalibroinnista huolehtii tekniset tukipalvelut ja pelastuslaitos. 

Työnteon kannalta tietokoneiden, laitteiden ja ohjelmistojen ja niiden tietoturvan osalta noudatetaan pelastustoimen ja hyvinvointialueen ohjeistusta ja varmistetaan, että työntekijöillä on riittävä tietoturvaosaaminen ja tarjolla on riittävät tekniset työvälineet, ja niihin liittyvät tukipalvelut. 

Hankinnoissa noudatetaan hyvinvointialueen hankintaohjeistusta sekä hankintalakia (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016).

Omavalvonnan sisältöä 

.          Toimitilojen vuokranantajan palvelut toteutuvat sopimusten mukaisesti yhteistyössä tilapalveluiden kanssa.

.          Huolto- ja korjaamopalveluiden sopimuksen toimivuus ja jatkuvuus arvioidaan. 

.          Toimitilaturvallisuus ja jatkuvuuden hallinta seurataan.

.          Väestöhälyttimien kattavuuden ja toimivuuden arviointi ja seuranta.

.          Kaluston ja varusteiden iän, kunnon ja riittävyyden arviointi ml varakalusto.

.          Ajoneuvojen määräaikaishuoltojen ja -tarkastusten seuranta.

.          Kalustohallintaohjelman (Trail) käyttö pelastuslaitoksella.

.          Materiaalisen varautumisen tilan arviointi.

.          Hankintoja koskevien sopimusten ja hankintasuunnitelman toteutumista seurataan

3.5 Toimintaa ohjaavat toimintamallit ja ohjeet 

Pelastuslaitoksen päivittäistä toimintaa ohjaavat sisäiset ja hyvinvointialueen ohjeet ja toimintamallit. Ohjeet ja toimintamallit perehdytetään työntekijöille työsuhteen alussa ja pidetään yllä kouluttamalla sekä jakamalla tietoa uusista käytännöistä infotilaisuuksissa. 

Prosesseja tukemaan on laadittu ohjeita operatiivisen toiminnan sekä asiantuntijatehtävien suorittamiseen. Osa ohjeista on laadittu valtakunnallisesti.

Palveluita ohjaavien dokumenttien, suunnitelmien ja ohjeiden saatavuudesta on huolehdittu siten, että ne ovat käytettävissä myös kenttäolosuhteissa. Tarvittaessa pelastuslaitoksen tilannekeskus tukee operatiivista toimintaa välittämällä tietoa ja ohjeita tehtävällä olevalle yksikölle/ryhmälle. 

Pelastuslaitoksen valmiussuunnitelmassa on määritelty toimenpiteet ja resurssit, joilla varmistetaan toiminnan jatkuminen kaikissa tilanteissa. Henkilöstölle on määritelty oma tehtävä, mahdollinen sijaistaminen sekä sodan ajan sijoitus väestönsuojeluorganisaatioon. Valmiussuunnitelmaa tarkistetaan ja tarvittaessa päivitetään vuosittain. Pelastuslaitoksen valmiussuunnitelman pohjana toimivat kansallinen ja alueellinen riskiarvio sekä alueen riskianalyysi. Poikkeusolojen riskianalyysit on laadittu erikseen ja ovat turvaluokiteltuja.

Omavalvonnan sisältö 

? Varmistetaan vuosittain, että toimintaa ohjaavat dokumentit, suunnitelmat ja ohjeet ovat ajan tasalla, ml häiriötilanteet ja poikkeusolot. 

4 Tiedolla johtaminen ja arviointi 

Tiedolla johtaminen linkittyy vahvasti pelastuslaitoksen omavalvontaan. Osana tiedolla johtamista määritellään mitä tietoa eri palveluista on oleellista kerätä, minne se tallennetaan ja miten tietoa analysoidaan ja otetaan käyttöön eli hyödynnetään päätöksenteon ja toiminnan kehittämisen tukena. Tärkeää on hahmottaa, minkälaista tietoa tarvitaan strategisen tason suunnittelussa ja päätöksenteossa sekä minkälaista tietoa tarvitaan osana päivittäistä operatiivisesta toimintaa. 

Omavalvonnan kautta kerättyä ja analysoitua tietoa tulee hyödyntää palvelujen kehittämisessä ja havaittujen poikkeamien korjaamisessa.  

4.1 Toiminnan arvioinnin ja tiedolla johtamisen periaatteet 

Pelastuslaitos pyrkii systemaattisella palveluiden seurannalla ja arvioinnilla ennakoimaan ja tunnistamaan palveluissaan esiintyvät haasteet sekä turvallisuusriskit, jotka mahdollisesti vaarantavat palvelun saatavuutta ja laatua. Omavalvontasuunnitelma viedään käytäntöön palvelukohtaisten suunnitelmien kautta, jotka päivitetään vuosittain. Suunnitelmaan kirjataan kunkin palvelun osalta keskeiset omavalvonnan käytänteet, vastuuhenkilöt sekä palveluiden osalta keskeiset mittarit ja tunnusluvut, joiden pohjalta palvelun saatavuutta, laatua ja vaikuttavuutta arvioidaan. 

Palveluiden saatavuutta ja laatua arvioidaan suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Palveluiden saatavuuden ja laadun arvioinnin osalta on keskeistä määritellä ne mittarit ja arviointimenetelmät, joiden avulla tarkastellaan, onko valituilla toimenpiteillä saatu aikaan tavoiteltuja tuloksia ja vaikutuksia. Arvioinnissa tarkastellaan myös, onko tehty oikeita asioita ja onko niitä tehty oikein. Samoin käytettyjä resursseja ja voimavaroja on syytä arvioida suhteessa tehtyihin toimenpiteisiin ja suunniteltuihin resursseihin. 

Pelastuslaitos seuraa palveluidensa vaikuttavuutta ja yhdenvertaisuutta pitkällä aikavälillä suhteessa asettamiinsa strategisiin vaikuttavuustavoitteisiin. Vaikuttavuusseuranta pohjautuu systemaattiseen palveluiden ja toimenpiteiden seurantaan ja sitä kautta esiin nouseviin muutoksiin. Palveluista saatavaa seurantatietoa suhteutetaan alueella tapahtuvaan väestön kehitykseen sekä muihin toimintaympäristötietoihin onnettomuuksista ja niiden esiintymisestä.

Kuva 4. Vaikuttavuusketju5 toiminnan arvioinnin näkökulmasta. Arvioinnin kannalta keskeiset kohdat on korostettu harmaalla taustavärillä.

4.2 Tiedon kerääminen ja tiedon laadun varmistamisen menettelyt 

Omavalvonnassa hyödynnetään pelastuslaitoksella käytössä olevia tietojärjestelmiä, joihin kirjataan palveluiden seurannan kannalta keskeisiä tietoja. 

Tiedon luotettavuuden kannalta tarkastellaan tallennettavien tietojen ja asiakirjojen laatua sekä tiedon tallentamiseen ja arkistointiin liittyviä käytäntöjä. Pohjanmaan pelastuslaitoksella tietojen hakeminen eri järjestelmistä tehdään systemaattisesti sovitun aikataulun mukaisesti aina samoilla tiedonhakukriteereillä, jotta tiedon vertailtavuus säilyy. Tiedonhaun käytännöt on dokumentoitu ohjeisiin, jotta tiedon yhteneväisyys sekä toistettavuus voidaan varmistaa. 

Omavalvonnan kannalta keskeisiä tietolähteitä:

Pelastuslaitoksen asiakkaiden, alueen asukkaiden ja yhteistyötahojen on mahdollista antaa palautetta pelastuslaitoksen palveluista ja toiminnasta muun muassa Hyvinvointialueen internet-sivuilta löytyvän palautelomakkeen kautta (Roidu). Pelastuslaitos ottaa vastaan palautetta mm. sosiaalisen median ja yhteydenottojen kautta tai päivittäisessä operatiivisessa toiminnassa. 

Kunkin palvelun osalta tietolähteet ja seurattavat mittarit kuvataan tarkemmin palvelukohtaisessa arviointisuunnitelmassa, johon kirjataan tietolähde, tiedon päivittämisen aikataulu, tavoitetasot sekä tiedon analysoinnin käytännöt ja vastuuhenkilöt.

4.3 Palvelutasopäätöksen toteutumisen seuranta 

Palvelutasopäätöksen seuranta keskittyy pelastustoiminnan, onnettomuuksien ehkäisyn sekä varautumisen palveluiden toiminnan seurantaan ja tulosten arviointiin. Omavalvonnan sisällön kehittämistä arvioidaan, palvelutasopäätösten ja kehitystarpeiden mukaisesti.

Palvelutason saatavuuden sekä laadun ja vaikuttavuuden seurantaa kehitetään palveluiden kehittämisen tarpeiden mukaan. Lisäksi arvioidaan aluehallintoviranomaisen tekemän valvonnan perusteella seurattavien asioiden lisäämistä omavalvontaan. Pelastusjaoksen ja johtoryhmän kokouksissa seurataan PTP:stä johdettuja toimintaa arvioivia, vakiintuneita seurantamittareita.

Pelastustoiminnan palveluiden saatavuus

.          Yhdenvertainen toimintavalmiusaika riskiruuduissa  suhteessa toimintavalmiuden suunnitteluohjeen ja PTP:n tavoiteaikoihin. 

.          Saavutettujen riskiruutujen prosenttiosuus riskiruuduissa suhteessa toimintavalmiuden suunnitteluohjeeseen ja palvelutasopäätökseen.

.          Pelastustoiminnan tehtävämäärät 

.          Väestöhälyttimien toimintavarmuus

Pelastustoiminnan palveluiden laatu ja vaikuttavuus 

.          Onnettomuusraportoinnin loppuun saattaminen määritetyssä ajassa.

.          Pronto -raporttien sisällön yhdenmukaisuuden ja laadun arviointi satunnaisotoksilla

.          Onnettomuuksissa syntyneiden omaisuus- ja henkilövahinkojen määrä ja niiden vakavuus. 

.          Onnettomuuksissa uhattuna olleen omaisuuden arvo. 

.          Palontutkinnan toteutuminen o yksityiskohtaisempia pelastustoimintaa koskevia arviointeja tehdään tapauskohtaisesti mm. suuremmista onnettomuuksista, jolloin palontutkinnassa käydään yksityiskohtaisesti läpi onnettomuuden kulku sekä tilanteessa tehdyt toimenpiteet ja ratkaisut.

Onnettomuuksien ehkäisyn palveluiden saatavuus

.          Valvontasuunnitelman ja sen sisältämien toimenpiteiden lukumäärä suhteessa asetettuihin tavoitteisiin o määräaikaisvalvonta (palotarkastukset A1-6, paloturvallisuuden itsearviointi) 

.          Päivystävän palotarkastajan palvelu

.          Suunnittelemattomien valvontatoimenpiteiden määrän seuranta (jälki-, ylimääräiset ja epäsäännölliset valvontakäynnit ml lausunnot).

.          Turvallinen asuinympäristö: asiantuntija / viranomaisyhteistyö o Rakentamisen ohjaus: rakennuslupalausunnot, suojarakentaminen ja näihin liittyvät tarkastuskäynnit

o Maankäytön lausunnot (kaava-, ympäristölupa- yms. lausunnot)

.          Yleisötilaisuuksien ilmoitusten käsittely / valvontakäynnit

.          A42 paloriski-ilmoitusten käsittely

.          Turvallisuusviestintäsuunnitelman toteuttaminen o Tavoitettavuus / tilaisuuksien määrä o Some viestintä - määrä ja tavoitettavuus

.          Kemikaalilainsäädännön mukaisten ilmoitusten käsittely, lausunnot ja valvontakäynnit

Onnettomuuksien ehkäisyn palveluiden laatu ja vaikuttavuus 

.          Palotarkastuspöytäkirjojen laadun arviointi, satunaisotoksilla

.          Onnettomuuksien ehkäisyn laadun ja yhtenäisen toiminnan varmistaminen koulutusten ja yhteisten kokousten avulla.

.          Onnettomuuksien ehkäisyprosessien toimivuuden arviointi

.          Asiakaspalautteet 

Väestönsuojelu ja varautuminen 

.          Väestöhälyttimien kattavuus, toimivuus ja toimintavarmuus, kk-kokeilut 

.          Henkilövaraukset ajan tasalla

.          Väestösuojeluorganisaation koulutuksen saaneet

.          Ajoneuvo-, kalusto- ja tilavaraukset

.          Toiminnan jatkuvuuden hallinta paloasemilla

.          Tilaturvallisuuden hallinta

4.4 Tiedon hyödyntämisen keskeiset periaatteet 

Omavalvonnan kautta saatua tietoa analysoidaan ja hyödynnetään toiminnan kehittämisessä systemaattisesti nimetyn vastuuhenkilön toimesta määriteltyjen aikataulujen mukaan.

Omavalvonnan vastuut 

.          Vastuu omavalvonnan toteuttamisesta ja sen seurannasta on kunkin tulosalueen vastuuhenkilöllä. 

.          Tulosalueen vastuuhenkilö vastaa siitä, että tieto tulee analysoiduiksi ja poikkeamat tunnistetuksi, korjaamistoimenpiteet suunnitelluiksi ja toteutetuiksi. 

o Tulosalueen vastuuhenkilö voi delegoida omavalvonnan vastuita, mutta vastaa kuitenkin siitä, että omavalvontaa tehdään suunnitelman mukaisesti. 

.          Pelastusjohtaja yhdessä johtoryhmän kanssa vastaavat siitä, että omavalvontaa toteutetaan systemaattisesti. 

.          Jos omavalvontakäytännöissä havaitaan puutteita, niihin puututaan välittömästi. 

Omavalvonnan kautta poikkeamat nousevat esiin, kun toimintaa tarkastellaan systemaattisesti suhteessa määritettyihin tarkasteluvälin tavoitteisiin. Havaittujen poikkeamien osalta tehdään toimenpidesuunnitelma asian korjaamiseksi ja toiminnan parantamiseksi. Toimenpidesuunnitelman eteneminen ja toimenpiteiden vaikuttavuus otetaan osaksi omavalvontaa.

.Sovittu henkilö/henkilöt päivittävät seurantatiedot sovitulla aikataululla

Raporttien ja  arviointisuunnitelman mukaisesti seurantatiedon

päivittäminen

.Vastuuhenkilö analysoi oman vastuualueensa seuranta- ja arviointitiedot

.Saatavuuden, toteutuksen, laadun ja tuloksellisuuden tarkastelu: onnistumiset,   poikkeamat, haasteet, trendit, muutokset

.Saatavuuden ja laadun varmistamisen menettelyiden toteutuminen

Tiedon  .Palvelutason toteutumisen seuranta analysointi

.Ovatko valitut toimenpiteet saaneet aikaan tavoiteltua tulosta ja vaikutusta? Tehdäänkö oikeita asioita ja tehdäänkö ne oikein?

.Vastuuhenkilö esittää analyysin tulokset sovitussa foorumissa sovitun aikataulun mukaisesti

Tiedon käsittely

sisäisesti .Mahdollinen päätös miten asiaa jatkossa edistetään (toimintaehdotus, aikataulu ja vastuuhenkilö)

.Kirjataan toimenpide toimintasuunnitelman, tarvittaessa tehdään tarkempi toimintasuunnitelma

.Vastuuhenkilö vastaa siitä, että sovitut kehittämiskohteet otetaan työn alle ja tarvittaessa delegoi toteuttamisvastuuta eteenpäin

Tiedon .Toimenpiteiden edistymistä seurataan sovitusti osana omavalvontaa ja hyödyntäminen arvioidaan kehittämistoimenpiteen tulokset

.Raportointi suunnitelman mukaisesti (sisäinen/ulkoinen)

Kuva 5. Omavalvonnan vaiheet. 

Tiedon hyödyntämisen kannalta on määritelty keskeiset foorumit, minkä avulla varmistetaan, että tieto kulkee organisaation sisällä sille tasolle, missä pystytään tekemään tarvittavia ohjaavia tai korjaavia toimenpiteitä palveluiden saatavuuden, laadun ja vaikuttavuuden varmistamiseksi. 

-          Johtoryhmä seuraa strategisen tason tavoitteiden toteutumista, 

-          tulosalueiden vastuuhenkilöt seuraavat strategisen ja taktisen tason tavoitteiden toteumista ja 

-          operatiivisella (yksikkö-/asema) tasolla tarkastellaan päivittäistä työtä tukevia mittareita ja työn laatua. 

Keskeistä on määritellä, minkälaista tietoa tarvitaan strategisen tason suunnittelussa sekä päätöksenteossa. Toisaalta tulee määritellä myös, minkälaista tietoa tarvitaan osana päivittäistä operatiivisesta toimintaa ja miten tieto tuodaan keskeiseksi osaksi päätöksentekoa ja toiminnan kehittämistä.

Kuva 6. Tiedon taso sekä tarkastelun aikajänne ja sykli organisaation eri tasoilla.

Palvelukohtainen tieto käsitellään kuukausittain pelastuslaitoksen kokouskäytäntöjen mukaisissa foorumeissa, joista keskeiset havainnot viedään edelleen johtoryhmän käsiteltäväksi. Olennaista on tunnistaa kunkin foorumin rooli havaittujen poikkeamien korjaamisessa ja kirjata sovitut toimenpiteet ja seurata niiden toteutumista. 

Omavalvonnan tuloksista tuotetaan tietoa pelastustoimen jaostolle ja aluehallitukselle.

4.5 Raportointi 

Keskeiset havainnot ja toimenpiteet tuodaan henkilöstön tietoon johtoryhmän ja tulosalueiden tms. kokouksissa, koko henkilöstölle tarkoitettujen infojen, intran ajankohtaista osion sekä sisäisten tiedotteiden kautta. Henkilöstö voi tarkastella pelastuslaitoksen intran kautta keskeisiä tunnuslukuja. Turvaluokiteltuja ja arkaluontoisempia tietoja koskevat raportit on julkaistu vain niille esihenkilöille, joiden tulee päästä käsiksi tietoon. 

Omavalvonnan tuloksista raportoidaan pelastustoimen jaostolle ja aluehallitukselle, joissa tarkastellaan palveluiden saatavuutta, toteutumista ja tuloksellisuutta. Viimeinen katsaus pitää sisällään koko vuotta koskevat tunnusluvut sekä huomiot palvelutason ja tavoitteiden toteutumisesta vuositasolla. Raportit ovat julkisesti luettavissa hyvinvointialueen nettisivuilla. Julkiseen raportointiin tulevat tiedot määritellään yhdessä julkisesta raportoinnista vastaavan vastuutahon kanssa.

Käsitteitä