Samkommunens fullmäktige
Pöytäkirja 07.11.2022/Pykälä 29

Revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år 2021/Styrelsens redogörelse

Samkommunens styrelse 24.10.2022 § 182

Beredare Linda Jakobsson-Pada

Tilläggsuppgifter: telefonummer: 040 649 2883, fornamn.efternamn@ovph.fi

Enligt 121 § i Kommunallagen (410/2015) ska revisionsnämnden bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om samt bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts. Utfallet av revisionsnämndens utvärdering rapporteras genom en utvärderingsberättelse som tillställs fullmäktige.

Revisionsnämnden redogjorde för sin utvärderingsberättelse för år 2021 vid det fullmäktigesammanträde som hölls 30.5.2022/ §17. Utvärderingsberättelsen är uppgjord för samkommunen för Vasa sjukvårdsdistrikts sista verksamhetsår. De åtgärdsförslag som man lyft fram berör ändå delvis verksamheten för år 2022 framåt.

Revisionsnämnden har i sin utvärderingsberättelse sammanfattat år 2021 med följande förslag till åtgärder som bemöts nedan:

1. År 2021 var andra året i rad som coronapandemin krävde omställningar och begränsningar inom verksamheten och verksamhetsenheterna. Därtill dominerades året av de förberedelser som gjordes inför inledningen av välfärdsområdet. Befolkningen i Österbotten har ändå erbjudits den specialsjukvård som sjukvårdsdistriktet ansvarar för och verksamheten har på det hela sett varit resultatrik och ändamålsenlig.

 Styrelsens svar: Året har ställt till utmaningar för hela personalen. Men tack vare personalens flexibilitet har man lyckats säkerställa servicen för invånarna i välfärdsområdet, samtidigt som man berett inledningen av den nya organisationen.

2. Revisionsnämnden anser att det största utvecklingsbehovet finns inom uppställandet av mål för verksamheten och uppföljning av hur målen uppnåtts. Av de 20 bindande verksamhetsmålen i budgeten uppnåddes 8 eller 40 procent. Revisionsnämnden anser målsättningarna i förhållande till omfattningen på verksamheten har varit alltför få och att de egna självständigt valda mätarna inte tillräckligt objektivt visar om VCS är bäst bland sjukhusen i Finland. Vi anser att det för framtiden behövs en politisk diskussion beträffande nivån på de bindande målsättningarna gentemot fullmäktige. Denna diskussion har inte förekommit på fullmäktigenivå vilket revisionsnämnden efterlyser.

 Styrelsens svar: De bindande målsättningarna kommer framöver att diskuteras mer ingående på en politik nivå i samband med budgetarbetet.

3. Bokslutet 2021 innehåller en budgetöverskridning på 10,8 miljoner euro gentemot fullmäktiges bindande anslag. För överskridningen har redogjorts i bokslutet men den är enligt revisionsnämnden väsentlig. Revisionsnämnden anser att budgeten inte i tillräcklig omfattning används som styrdokument av verksamheten. De befintliga bindningsnivåerna gör att fullmäktige har en liten eller närmast obetydlig möjlighet att påverka och styra verksamheten.

 Styrelsens svar: Mellanbokslut har presenterats till styrelsen 4 gånger under året och däremellan har styrelsen på varje möte erhållit månatliga uppdateringar om läget. Eftersom samkommunens fullmäktige har haft endast ett fåtal möten per år, varav det sista i november betyder en beredning via styrelsen att en tilläggsbudget skulle behöva uppgöras på basen av resultatet per 30.9 betyder en mer exakt uppskattning av de medel som används under de sista månaderna att det skulle ha blivit bli en ytterst grov uppskattning. År 2021 var till stora delar präglat av pandemins obudgeterade kostnader, speciellt i och med att en mycket stor del av kommunernas testning endera hanterades via eller skedde inom sjukvårdsdistriktets ram med motsvarande intäkter var en av orsakerna till överskridningen på kostnadssidan, däremot påverkade det inte resultatet. Största orsaken till underskottet var i sin tur nedskrivningen av IT-projektet Aster Botnia, en åtgärd om vilken beslutet fattades i fullmäktige. Från budgetåret 2022 görs en beredning av en tilläggsbudget på basen av läget 30.9.

4. Samkommunens förvaltning och beslutsfattande behöver en översyn och framför allt ett ärendehanteringssystem. En stor del av beslutsfattande gällande anställningar och upphandling sker i tjänsteinnehavarna beslut vilka inte publiceras på hemsidan. Det behövs också enligt vår mening en diskussion gällande befogenheter för anskaffningar och var gränsen mellan tjänsteinnehavarnas och styrelsens befogenheter skall vara.

 Styrelsens svar: samkommunen har hösten 2021 anskaffat ett ärende- och dokumenthanteringssystem (Dynasty) som blir det centrala systemet för de politiska organens och tjänsteinnehavarnas beslut. I systemet ska även alla centrala handlingar sparas och registreras som ärenden, till den del de förs för beslut. Avtalshanteringen koncentreras till samma ärendehanteringssystem, för att få en bättre helhetsbild och en ökad tillgänglighet till beslutshandlingar och därtillhörande bilagor och avtal. Från systemet ska publicering kunna ske till välfärdsområdets webbplats. Ibruktagningen av systemet har påbörjats under år 2022, med fokus att få samtliga politiska organs föredragningslistor och protokoll införda i systemet inom år 2022. Tjänsteinnehavarbesluten uppgörs redan nu delvis i Dynasty, men det krävs mer skolning för personalen under hösten 2022 innan ibruktagning kan ske i större skala.

 Gällande befogenheter för anskaffningar kommer inga ändringar längre att kunna göras i samkommunens förvaltningsstadga under år 2022. Fokus blir därför att förtydliga skrivningarna i den förvaltningsstadga för Österbottens välfärdsområde som godkändes 7.3.2022 och som revideras under hösten 2022.

5. Distriktets redovisningsskyldiga organ och tjänsteinnehavare har ej fastställts enligt KomL § 125. Uppgifter om detta finns ej i förvaltningsstadgan, budgeten eller bokslutet. Uppgifter om budgetansvariga samt deras behörigheter och befogenheter saknas också. Det är synnerligen motiverat att dessa fastställs framöver p.g.a. att den nya välfärdssamkommunen medför allt större både verksamhetsmässigt och ekonomiskt komplicerade ansvarsområden.

 Styrelsens svar: Ett förslag till utnämning av redovisningsskyldiga för verksamhetsåret 2022 förs för behandling i samkommunens styrelse och fullmäktige ännu under hösten 2022.

 Välfärdsområdesfullmäktige utser i enlighet med lagen om välfärdsområden 22 § 13 pt. redovisningsskyldiga förtroendevalda och tjänsteinnehavare. Detta kan göras i samband med godkännandet av budgeten eller genom ett separat beslut. Redovisningsskyldiga är ledamöterna i välfärdsområdesstyrelsen, nämnderna och deras sektioner samt ledande tjänsteinnehavare inom varje uppgiftsområde. Detta beslut görs i samband med budgetbehandlingen inför år 2023.

6. De ansvariga redovisningsskyldiga organen och tjänsteinnehavarna måste erhålla dokumenterad information om sina rättigheter och skyldigheter. Detta har lyfts till diskussion under tidigare års utvärdering.

 Styrelsens svar:

 I samband med att de redovisningsskyldiga utses ges en närmare redogörelse för de rättigheter och skyldigheter som följer med utnämningen.

Välfärdsområdesdirektör Kinnunen Marina

föreslår, att samkommunstyrelsen avger denna redogörelse till fullmäktige som svar på de åtgärdsförslag som revisionsnämnden framfört i sin utvärderingsberättelse för år 2021.

Beslut:

Samkommunstyrelsen beslöt att avge denna redogörelse till fullmäktige som svar på de åtgärdsförslag som revisionsnämnden framfört i sin utvärderingsberättelse för år 2021.

Samkommunens fullmäktige 07.11.2022 § 29

2388/00.02.01.01/2022    

Beredare Jakobsson-Pada Linda

Tilläggsuppgifter: telefonummer: 040 649 2883, fornamn.efternamn@ovph.fi

Styrelsen

Beslut:

Revisionsnämndens vice ordförande Bengt Kronqvist gav en kort redogörelse och konstaterade att styrelsens svar till utvärderingsberättelsen motsvarade det som revisionsnämnden efterfrågat.
Samkommunens fullmäktige godkände styrelsens redogörelse som svar på de åtgärdsförslag som framförts i utvärderingsberättelsen för år 2021.