Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto
Pöytäkirja 03.02.2022/Pykälä 5

  597/00.02.07/2022  

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan jaosto § 5 03.02.2022

§ § 5 Kutsu sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan jaoston kokoukseen

Esittelijä Hallintojohtaja Maria Liukkonen

Kuntayhtymän hallintosäännön § 88 mukaan, kokouskutsun antaa toimielimen puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu laaditaan ruotsiksi ja suomeksi.

Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Esityslista laaditaan ruotsiksi ja suomeksi. Myös liitteet laaditaan mahdollisuuksien mukaan ruotsiksi ja suomeksi.

Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Toimielin päättää, miten esityslista lähetetään varajäsenille.

Kuntayhtymän hallintosääntö ei määrää milloin jaoston kokouskutsu on annettava.

Vt. HJ: sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan jaosto:
- päättää, että kutsu jaoston kokouksiin lähetään sähköisesti jaoston jäsenille, ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus vähintään viisi (5) päivää ennen jaoston kokousta
- päättää, että esityslista liitteineen haetaan kuntayhtymän portaalista
- keskustelee ja päättää siitä, miten esityslista lähetetään varajäsenille.

SIVAJ: Jaosto hyväksyi ehdotuksen ja päätti, että esityslista läheteään varajäsenille nettiportaalin kautta. Mahdollisista  esteistä ilmoitetaan sihteerille, joka kutsuu varajäsenen kokoukseen.