Sektionen för intern kontroll och riskhantering
Pöytäkirja 03.02.2022/Pykälä 5

Sektionen för intern kontroll och riskhantering § 5 03.02.2022  

597/00.02.07/2022  

 § 5 Kallelse till sektionen för intern kontroll och riskhanterings möten

Föredragande  Tf. Förvaltningsdirektör Maria Liukkonen

Enligt samkommunens förvaltningsstadga § 88 utfärdas sammanträdeskallelsen av ordföranden eller, om han eller hon är förhindrad, av vice ordföranden. Möteskallelsen upprättas på svenska och finska.

I kallelsen ska anges tid och plats för sammanträdet samt de ärenden som ska behandlas.

Föredragningslistan ska innehålla en redogörelse för de ärenden som ska behandlas och förslag till organens beslut. Den ska sändas i samband med kallelsen till sammanträde, om inte särskilda skäl förhindrar detta. Om föredragningslistan, bilagorna eller kompletterande material innehåller sekretessbelagda uppgifter, ska en anteckning om sekretess göras i handlingen. Föredragningslistan upprättas på svenska och finska. Också bilagor upprättas i den mån det är möjligt på svenska och finska.

Kallelsen sänds till organets ledamöter och till övriga som har rätt att närvara eller närvaroplikt, på det sätt som organet beslutar. Organet beslutar hur föredragningslistan ska skickas till ersättarna.

I samkommunens förvaltningsstadga finns inte bestämmelser gällande när kallelsen till sektionens möten bör utfärdas.

Tf. FD:  Sektionen för intern kontroll och riskhantering:
- besluter att kallelse till sektionens möten skickas elektroniskt till organets ledamöter och till övriga som har rätt att närvara eller närvaroplikt minst fem (5) dagar före sektionens sammanträde
- beslutar att föredragningslista och bilagor hämtas från samkommunens webbportal
- diskuterar hur föredragningslistan ska skickas till ersättarna och besluter därom.

INKOS: Sektionen godkände förslaget och beslöt att föredragningslistan skickas till ersättarna via webbportalen. Eventuella förhinder meddelas till sekreteraren som kallar in ersättaren.