Kuntayhtymän hallitus
Pöytäkirja 16.05.2022/Pykälä 93

§93 Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden (ASPO) hankinta

Kuntayhtymän hallitus 16.05.2022

1367/07.03.02/2022    

Valmistelija Haglund Pia

1. Taustaa

Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymä aloitti toimintansa 1.1.2022. Vuoden 2023 alusta järjestämisvastuu siirtyy Pohjanmaan hyvinvointialueelle, johon tulee kuulumaan 14 kunnan sosiaali- ja terveyspalvelut, erikoissairaanhoidon ja erityishuoltopiirin sekä alueellisen pelastuslaitoksen palvelut.

Hyvinvointialueella on tällä hetkellä käytössä eri laajuudessa 6 erilaista asiakas- ja potilastietojärjestelmää useine eri järjestelmäversioineen. Asiakas- ja potilastietojärjestelmä on sote -ammattilaisten tärkeimpiä työvälineitä. Nykyjärjestelmien hajanaisuus aiheuttaa erityisiä haasteita alueen toiminnan, tiedonhallinnan, raportoinnin, johtamisen sekä yhteisten toimintatapojen yhtenäistämisen osalta. Pirstaleinen järjestelmäkenttä ei ole kustannustehokas ja se on teknisesti vaikea hallinnoida. Nykytilanne on sote-ammattilaisen näkökulmasta katsottuna haastava, koska tarvittava tieto on hajaantuneena useissa eri tietojärjestelmissä. Tietojärjestelmien hajanaisuudesta johtuen asiakkaan/potilaan tilanteen kokonaiskuvan muodostaminen on vaikeaa.

Nykytilanteen ongelmat eivät ole uusia. Pohjanmaa pyrki ratkaisemaan nykyisten asiakas- ja potilastietojärjestelmien hajanaisuudesta johtuvat ongelmat osallistumalla yhteiseen asiakas- ja potilastietojärjestelmähankkeeseen (ASTER) yhdessä Keski-Suomen sairaanhoitopiirin, Essoten ja Siun soten kanssa. Aster-hanke kuitenkin kariutui syksyllä 2021.

Pohjanmaan alueella sosiaalihuollon Abilita-järjestelmiä on osin yhdistetty vuosien 2021 ja 2022 aikana, muilta osin asiakas- ja potilasjärjestelmätilanteessa ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia.

Pohjanmaan asiakas- ja potilastietojärjestelmät toimittaa alueelle 2M-IT Oy palveluna, asiakas- ja potilastietojärjestelmiin liittyvät sopimukset ovat siirtyneet tälle liikkeenluovutuksina. Asiakas- ja potilastietojärjestelmiin toteutettavissa hankinnoissa 2M-It Oy toimii hankintayksikkönä.

2. Kansallinen tilanne

Suomessa asiakas- ja potilastietojärjestelmien tilanne muodostuvilla hyvinvointialueilla on kaksijakoinen. Vapaaehtoisesti muodostetut hyvinvointikuntayhtymät ovat jo pääosin yhtenäistäneet asiakas- ja potilastietojärjestelmänsä tai siirtyneet käyttämään alueellisesti yhtä asiakas- ja potilastietojärjestelmää.

Muiden tulevien hyvinvointialueiden osalta tilanne ei oleellisesti eroa Pohjanmaan nykyisestä tilanteesta. Kunnilla on käytössä eri toimittajien järjestelmiä ja niiden eri versioita. Tämän lisäksi sairaanhoitopiireillä on omat järjestelmänsä.

Sosiaali- ja terveysministeriö (STM) on linjannut, että kansallisella tasolla ei ole suunnitelmia yhden yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän toteuttamisesta koko Suomen laajuisesti. Yhtä lailla on linjattu, että asiakas- ja potilastietojärjestelmät kuuluvat hyvinvointialueiden nk. perusrahoituksen piiriin, eikä niiden hankintaan tai yhdistämiseen ole suunnitteilla myönnettäväksi erillistä valtionavustusta.

3. Hankinnan tavoitteet

Tavoitellun muutoksen strategisena tavoitteena on kehittää yhteiset kaksikieliset palvelu- ja hoitoprosessit yhdessä alueen erikoissairaanhoidon, perusterveydenhoidon, sosiaalihuollon ja erityispiirin toimijoiden kanssa hyödyntäen hankinnan kohteena olevaa yhteistä asiakas- ja potilastietojärjestelmää.

Tavoitteena on alueellisten sote toimintatapojen yhtenäistäminen, jossa asiakas on keskiössä sekä digitalisaatiolla tavoitellaan merkittävää toiminnan tehostumista.

Muutos mahdollistaa paremmin koko alueen laajuisen toiminnan analysoimisen ja seurannan, joka osaltaan tehostaa palvelutuotannon alueellista johtamista.

4. Osallistaminen

Hankintaan liittyen Pohjanmaalla on toteutettu erillinen laajempi sidosryhmäanalyysi.

Sidosryhmäanalyysissä tunnistettiin sekä sisäisiä, että ulkoisia sidosryhmiä. Sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille on laadittu osallistamissuunnitelma hankkeen eri vaiheiden osalle. 

Osallistamissuunnitelmassa kuvataan miten eri sidosryhmät tulevat osallistumaan hankkeen eri vaiheisiin. Sidosryhmäanalyysiä ja osallistamissuunnitelmaa täydennetään ja tarkennetaan hankkeen eri vaiheissa.

5. Arvioidut kustannukset

Hankinnan kustannusarvio perustuu viime vuosina toteutettuihin laajojen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkilpailutusten kustannusanalyyseihin. Yhtenäisen ASPO-järjestelmän hankinnan arvioidaan maksavan n. 20-30 M€, riippuen hankittavan järjestelmäkokonaisuuden laajuudesta. Ehdotettavan hankintaprosessin kustannusarvio on n. 2,5M eur. Koko hankinnan lopulliset kustannukset selviävät vasta hankintaprosessin lopussa.

Hankinnan investointikustannukset sisältävät hankintaprosessin, asiakas- ja potilastietojärjestelmän Pohjanmaan erityisvaatimusten toteuttamisen, vaadittavien käyttöoikeuksien hankinnan, järjestelmän käyttöönoton ja palveluympäristön muutoksista aiheutuvat kustannukset.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmien ylläpitoon liittyy jatkuvia vuosittaisia kustannuksia, kuten tuki- ja ylläpitopalveluista sekä käyttöpalveluympäristöistä. Näiden osalta vuosittaisten kokonaiskustannusten arvioidaan pysyvän nykytasolla.

6. Hankinnan kilpailuttamisen perusteet

Hankintalainsäädäntö estää laajentamasta yksittäistä nykyisin Pohjanmaan alueella käytössä olevaa järjestelmää koko alueen käyttöön ilman julkista hankintamenettelyä. Tämän vaatimusten mukaisesti toteutettavassa kilpailutuksessa eri toimittajien tarjoamaa vertaillaan tuotteiden soveltuvuuden, hinnan, kuin laatuelementtien avulla. Kilpailutuksen myötä Pohjanmaa voi itsenäisesti määritellä hankittavan kokonaisuuden laajuuden ja sisällön. Tämä mahdollistaa neuvottelut kokonaisuuden sisällöstä toimittajaehdokkaiden kanssa alueen yksilölliset vaatimukset parhaiten toteuttavan lopputuloksen saavuttamiseksi.

Johtaja Kinnunen Marina ehdottaa:

Päätös:

Hallitus hyväksyi ehdotuksen keskustelun jälkeen.

Lisätietoja antaa: Pia Haglund, puhelinnumero: 040 183 2739, pia.haglund@ovph.fi