Aluevaltuusto
Pöytäkirja 04.09.2023/Pykälä 56

Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden (ASPO) hankinnan hyväksyminen

Aluehallitus 19.06.2023 § 183

Valmistelija 

Tiira Kimmo

Haglund Pia

Lisätietoja: puhelinnumero: 06 218 1111 (vaihde), etunimi.sukunimi@ovph.fi

1. Taustaa

Pohjanmaan hyvinvointialueeseen kuuluu 14 kunnan sosiaali- ja terveyspalvelut, erikoissairaanhoidon ja erityispiirin sekä alueellisen pelastuslaitoksen palvelut.

Hyvinvointialueella on tällä hetkellä käytössä eri laajuudessa 6 erilaista asiakas- ja potilastietojärjestelmää useine eri järjestelmäversioineen. Asiakas- ja potilastietojärjestelmä on sote -ammattilaisten tärkeimpiä työvälineitä. Nykyjärjestelmien hajanaisuus aiheuttaa erityisiä haasteita alueen toiminnan, tiedonhallinnan, raportoinnin, johtamisen sekä yhteisten toimintatapojen yhtenäistämisen osalta. Pirstaleinen järjestelmäkenttä ei ole kustannustehokas ja se on teknisesti vaikea hallinnoida. Nykytilanne on sote-ammattilaisen näkökulmasta katsottuna haastava, koska tarvittava tieto on hajaantuneena useissa eri tietojärjestelmissä. Tietojärjestelmien hajanaisuudesta johtuen asiakkaan/potilaan tilanteen kokonaiskuvan muodostaminen on vaikeaa. Mutta hajanainen tilanne vaikeuttaa myös integroitujen palveluiden tuottamista Pohjanmaan väestölle. Yhtenäinen järjestelmä antaa paljon mahdollisuuksia kehittää palveluita väestölle.

Pohjanmaan asiakas- ja potilastietojärjestelmät toimittaa alueelle 2M-IT Oy palveluna, asiakas- ja potilastietojärjestelmiin liittyvät sopimukset ovat siirtyneet tälle liikkeenluovutuksina. Asiakas- ja potilastietojärjestelmiin toteutettavissa hankinnoissa 2M-IT Oy toimii hankintayksikkönä.

Aluevaltuusto päätti 06.06.2022 §60 kokouksessa käynnistää asiakas- ja potilastietojärjestelmän kilpailutuksen yhteistyössä 2M-IT:n kanssa.

2. Hankinnan tavoitteet

Tavoitellun muutoksen strategisena tavoitteena on kehittää yhteiset kaksikieliset palvelu- ja hoitoprosessit yhdessä alueen erikoissairaanhoidon, perusterveydenhoidon, sosiaalihuollon toimijoiden kanssa hyödyntäen hankinnan kohteena olevaa yhteistä asiakas- ja potilastietojärjestelmää.

Tavoitteena on alueellisten sote-toimintatapojen yhtenäistäminen, asiakaslähtöiset palvelut sekä digitalisaatiolla tavoitellaan merkittävää toiminnan tehostumista.

Muutos mahdollistaa paremmin koko alueen laajuisen toiminnan analysoimisen ja seurannan, joka osaltaan tehostaa palvelutuotannon alueellista johtamista.

3. Osallistaminen

Hankintaan liittyen Pohjanmaalla on toteutettu erillinen laajempi sidosryhmäanalyysi.

Sidosryhmäanalyysissä tunnistettiin sekä sisäisiä, että ulkoisia sidosryhmiä. Sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille on laadittu osallistamissuunnitelma hankkeen eri vaiheiden osalle. 

Osallistamissuunnitelmassa on kuvattu miten eri sidosryhmät osallistuvat hankkeen eri vaiheisiin. Sidosryhmäanalyysiä ja osallistamissuunnitelmaa täydennetään ja tarkennetaan hankkeen eri vaiheissa.

Henkilöstön osallistamisen lisäksi on perustettu myös parlamentaarinen ryhmä aluevaltuutetuista hankintaprosessin tueksi. Parlamentaarisen ohjausryhmän tuki hankintaprosessin ajan on koettu tarpeelliseksi ja ehdotus on, että sama ohjausryhmä jatkaisi myös toimitusprojektin ajan.

Hankintavaiheen aikana henkilöstö on osallistunut laajasti toiminnallisiin ja ei -toiminnallisiin vaatimusmäärittelyihin, jotka on toteutettu työpajatyöskentelynä, avainhenkilöiden haastatteluina ja esimiehille suunnatuilla kyselyillä. Näiden lisäksi neuvotteluihin kutsuttiin 29 eri erikoisalan avainhenkilöä mukaan. Tuotevertailun käyttäjätarinoiden suunnitteluun osallistui 58 ammattilaista ja itse tuotevertailuun osallistui 140 ammattilaista, joista 9 oli asiakasraadin jäsentä.

4. Kilpailutuksen lopputulos

Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta toteutettiin kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Kilpailutukseen osallistui kolme toimittajaa, CGI Suomi Oy, Mediconsult Oy sekä TietoEvry Finland Oy. Tarjoajia arvioitiin seitsemän eri pisteytetyn osa-alueen kautta. Kilpailutuksen voitti TietoEvry Finland Oy, joka oli paras kuudessa osa-alueessa ja seitsemännessä toiseksi paras.

Valintapäätöstä olivat osaltaan tekemässä eri osa-alueiden vertailussa Pohjanmaan hyvinvointialueelta 140 ammattilaista.  Tuotevertailun käyttötapausten perusteella Pohjanmaan hyvinvointialueen ammattilaiset valitsivat TietoEvryn Lifecaren kokonaisuutena parhaaksi järjestelmäksi.

Kilpailutuksen lopputuloksena Pohjanmaan hyvinvointialue tulee saamaan kaksikielisen järjestelmän, jossa ammattilaisen käyttöliittymä sekä asiakkaan ja potilaan sähköiset asiointikanavat toimivat sekä suomeksi että ruotsiksi.

5. Hankinnan arvioidut kustannukset

Hankinnan alkuperäinen kustannusarvio perustui viime vuosina toteutettuihin laajojen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkilpailutusten kustannusanalyyseihin. Yhtenäisen ASPO-järjestelmän hankinnan arvioitiin maksavan n. 20-30 M€, riippuen hankittavan järjestelmäkokonaisuuden laajuudesta.

Hankinnan investointikustannukset sisältävät hankintaprosessin, asiakas- ja potilastietojärjestelmän vaatimusten toteuttamisen, järjestelmän käyttöönottoon osallistuvien organisaatioiden ja palveluympäristön muutoksista aiheutuvat kustannukset. Tarkentunut arvio yllä mainitusta investointikustannuksista on 20,6 milj.€.

Tarkennettu arvio sisältää hankinnan tähän mennessä toteutuneet kustannukset yhteensä 4,5 milj.€. Tämä koostuu 3,1 milj.€ Aster-hankkeen aikana toteutetusta alueellisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän määrittely- ja suunnittelutyöstä, sekä 1,4 milj.€ vuosien 2022-23 ASPO -hankinnan (kilpailutus) toteutuneita kustannuksia. ASPO järjestelmäkokonaisuuden jatkuvan palvelun kustannusten arvioidaan olevan käyttöönoton jälkeen 8,9 milj.€ vuodessa.

Hankinnan lopulliset kustannukset tarkentuvat sopimusneuvotteluiden aikana.

6. Hankinnan riskit

Hankintayksikkönä toimineen 2M-IT:n kilpailuttaman asiakas- ja potilastietojärjestelmä kokonaisuuden hankintapäätöksen valitusaika päättyy 16.6.2023. Mahdollisesta valituksesta toteutuisi aikataulu- ja kustannusriski.

Hyvinvointialuejohtaja Kinnunen Marina

- ehdottaa, että aluehallitus esittää valtuustolle asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden hankinnan hyväksymistä 2M-IT Oy:ltä. Asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden toimittaa kilpailutuksen voittanut TietoEvry Finland Oy:n.

- ehdottaa, että aluehallitus esittää valtuustolle hyvinvointialuejohtajan valtuuttamista allekirjoittamaan hankintaan liittyvät toimitusprojektin- ja jatkuvien palveluiden sopimukset.

- ehdottaa, että aluehallitus esittää valtuustolle parlamentaarisen ohjausryhmän jatkamista myös toimitusprojektin ajan.

Päätös:

Ehdotus hyväksyttiin.
Pöytäkirjaan merkittiin, että IT-johtajat Kimmo Tiira ja Pia Haglund olivat läsnä asiaa käsiteltäessä.

Aluevaltuusto 04.09.2023 § 56

809/02.08.00/2023    

Valmistelija Haglund Pia

Tiira Kimmo

Lisätietoja: puhelinnumero: 06 218 1111 (vaihde), etunimi.sukunimi@ovph.fi

Hallitus

Päätös: