Kuntayhtymän valtuusto
Pöytäkirja 07.11.2022/Pykälä 29

Tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2021 / Hallituksen selvitys

Kuntayhtymän hallitus 24.10.2022 § 182

Valmistelija 

Lisätietoja: puhelinnumero: 040 649 2883, etunimi.sukunimi@ovph.fi

Kuntalain (410/2015) 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset.

Tarkastuslautakunta teki selkoa vuoden 2021 arviointikertomuksesta valtuuston 30.5.2022/ §17 pitämässä kokouksessa. Arviointikertomus on laadittu Vaasan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän viimeisestä toimintavuodesta. Esille tuodut toimenpide-ehdotukset koskevat kuitenkin osittain myös vuotta 2022 ja vuosia siitä eteenpäin.

Tarkastuslautakunta on arviointikertomuksessaan tehnyt yhteenvedon vuodesta 2021 ja antanut seuraavat toimenpide-ehdotukset, joihin vastataan alla.

1. Vuosi 2021 on toinen vuosi peräkkäin, kun koronapandemia edellytti muutosten ja rajoitusten tekemistä toimintaan ja toimintayksiköihin. Sen lisäksi vuotta hallitsivat valmistelut, jotka tehtiin ennen hyvinvointialueen aloitusta.  Pohjanmaan väestölle on kuitenkin tarjottu erikoissairaanhoitoa, josta sairaanhoitopiiri vastaa, ja kokonaisuutena toiminta on ollut tuloksellista ja tarkoituksenmukaista. 

Hallituksen vastaus: Vuosi oli haastava koko henkilökunnalle. Mutta hyvin joustavan henkilökunnan avulla on palvelut kuitenkin pystytty turvaamaan väestölle ja vielä samanaikaisesti valmistelemaan uuden organisaation aloitusta.

2. Tarkastuslautakunta katsoo, että suurin kehitystarve on toiminnan tavoitteiden asettamisessa ja tavoitteiden saavuttamisen seurannassa. Talousarvion kahdestakymmenestä sitovasta toimintatavoitteesta saavutettiin 8 eli 40 prosenttia. Tarkastuslautakunta katsoo, että tavoitteita on ollut liian vähän toiminnan laajuuteen nähden ja että omat itse valitut mittarit eivät tarpeeksi objektiivisesti osoita, onko VKS paras Suomen sairaaloista. Katsomme, että tulevaisuutta varten tarvitaan poliittista keskustelua sitovien tavoitteiden tasosta valtuustoon nähden. Tätä tarkastuslautakunnan kaipaamaa keskustelua ei ole käyty valtuuston tasolla.

Hallituksen vastaus: Sitovista tavoitteista keskustellaan jatkossa yksityiskohtaisemmin poliittisella tasolla talousarviotyön yhteydessä.

3. Vuoden 2021 tilinpäätös sisältää 10,8 miljoonan euron talousarvion ylityksen verrattuna valtuuston sitoviin määrärahoihin. Ylityksestä on tehty selkoa tilinpäätöksessä, mutta tarkastuslautakunnan mielestä se on merkittävä. Tarkastuslautakunta katsoo, että talousarviota ei käytetä riittävässä määrin toimintaa ohjeistavana asiakirjana. Olemassa olevien sitovien tasojen takia valtuustolla on pieni tai miltei olematon mahdollisuus vaikuttaa toimintaan ja ohjata toimintaa. 

Hallituksen vastaus: Välitilinpäätös on esitelty hallitukselle neljä kertaa vuoden aikana, ja lisäksi hallitus on jokaisessa kokouksessaan saanut kuukausittaisen tilannepäivityksen. Kuntayhtymän valtuustolla on ollut vain muutama kokous vuosittain, joista viimeinen marraskuussa, miksi hallituksen olisi valmisteltava lisätalousarvio 30.9. vallinneen tuloksen perusteella. Tämä tarkoittaisi tarkempaa arviota viimeisinä kuukausina käytettävistä varoista ja että kyse olisi ollut erittäin karkeasta arviosta. Vuotta 2021 leimasivat pääosin pandemian aiheuttamat budjetoimattomat kulut, erityisesti siksi, että suuri osa kuntien tekemistä testeistä hoidettiin tai tapahtui sairaanhoitopiirin kehyksen sisällä vastaavin tuotoin. Tämä oli yksi syy kustannuspuolen ylityksiin, mutta se ei kuitenkaan vaikuttanut tulokseen. Suurin syy alijäämään oli it-hanke Aster Bothnian alaskirjaus, ja tästä toimenpiteestä päätti valtuusto. Talousarviovuodesta 2022 valmistellaan lisätalousarvio 30.9. vallinneen tilanteen perusteella.

4. Kuntayhtymän hallinto ja päätöksenteko tarvitsevat valvontaa ja ennen kaikkea asianhallintajärjestelmää. Suuri osa päätöksenteosta koskien palvelussuhteita ja hankintoja tapahtuu viranhaltijoiden päätöksillä, joita ei julkaista kotisivulla. Meidän mielestämme tarvitaan myös keskustelua hankintavaltuuksista ja siitä, missä viranhaltijoiden ja hallituksen valtuuksien rajan on oltava. 

Hallituksen vastaus: Kuntayhtymä on hankkinut syksyllä 2021 asiakirja- ja asianhallintajärjestelmän (Dynasty), josta tulee poliittisten elinten ja viranhaltijoiden tekemien päätösten keskeinen järjestelmä. Järjestelmään tallennetaan myös kaikki keskeiset asiakirjat ja rekisteröidään asiat, niiltä osin kun ne viedään päätettäviksi. Sopimushallinta keskitetään samaan asianhallintajärjestelmään, jotta päätösasiakirjoista ja niihin kuuluvista liitteistä ja sopimuksista saadaan parempi yleiskuva ja ne ovat paremmin saatavilla. Järjestelmästä voidaan julkaista asiakirjoja hyvinvointialueen verkkosivustolle. Järjestelmän käyttöönotto on aloitettu vuonna 2022, ja tarkoituksena on, että kaikkien poliittisten elinten esityslistat ja pöytäkirjat viedään järjestelmään vuonna 2022. Viranhaltijapäätökset laaditaan jo nyt osittain Dynastyssa, mutta henkilöstöä on koulutettava syksyn 2022 aikana ennen kuin järjestelmä voidaan ottaa laajemmassa mittakaavassa käyttöön.

Mitä tulee hankintoja koskeviin valtuuksiin, ei kuntayhtymän hallintosääntöön enää ehditä tehdä muutoksia vuoden 2022 aikana. Huomiota kiinnitetäänkin siksi Pohjanmaan hyvinvointialueen hallintosäännön selventämiseen. Hallintosääntö hyväksyttiin 7.3.2022, ja se on tarkoitus tarkistaa syksyllä 2022.

5. Piirin tilivelvollisia elimiä ja viranhaltijoita ei ole määrätty kuntalain 125 § mukaisesti. Tiedot tästä eivät ole hallintosäännössä, talousarviossa tai tilinpäätöksessä. Tiedot talousarviosta vastaavista sekä heidän kelpoisuuksistaan ja valtuuksistaan puuttuvat myös. On erittäin perusteltua, että näistä vastedes sovitaan, koska uusi hyvinvointikuntayhtymä merkitsee toiminnallisesti ja taloudellisesti yhä suurempia monimutkaisia vastuualueita. 

Hallituksen vastaus: Ehdotus tilivelvollisten nimeämiseksi toimintavuodelle 2022 otetaan kuntayhtymän hallituksen ja valtuuston käsittelyyn vielä syksyllä 2022.

Aluevaltuusto nimeää hyvinvointialueesta annetun lain 22 § 13 kohdan mukaisesti tilivelvolliset luottamushenkilöt ja viranhaltijat. Tämä voidaan tehdä talousarvion hyväksymisen yhteydessä tai erillisellä päätöksellä. Tilivelvollisia ovat aluehallituksen, lautakuntien ja niiden jaostojen jäsenet sekä kunkin tehtäväalueen johtavat viranhaltijat. Päätös tehdään vuoden 2023 talousarvion käsittelyn yhteydessä.

6. Vastuullisten tilivelvollisten elinten ja viranhaltijoiden on saatava dokumentoitua tietoa oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan. Tämä on nostettu esiin aikaisempien vuosien arvioinneissa.

Hallituksen vastaus:

Tilivelvollisten nimeämisen yhteydessä annetaan tarkka selvitys nimeämisen synnyttämistä oikeuksista ja velvollisuuksista.

Hyvinvointialuejohtaja Kinnunen Marina

ehdottaa, että kuntayhtymän hallitus antaa tämän selvityksen valtuustolle vastauksena niihin toimenpide-ehdotuksiin, jotka tarkastuslautakunta esitti arviointikertomuksessaan vuodelta 2021.

Päätös:

Kuntayhtymän hallitus päätti antaa tämän selvityksen valtuustolle vastauksena niihin toimenpide-ehdotuksiin, jotka tarkastuslautakunta esitti arviointikertomuksessaan vuodelta 2021.

Kuntayhtymän valtuusto 07.11.2022 § 29

2388/00.02.01.01/2022    

Valmistelija Jakobsson-Pada Linda

Lisätietojar: puhelinnumero: 040 649 2883, etunimi.sukunimi@ovph.fi

Styrelsen

Päätös:

Tarkastuslautakunnan varapuheenjohtaja Bengt Kronqvist antoi lyhyen selonteon ja totesi, että hallituksen vastaus arviointikertomukseen vastasi tarkastuslautakunnan pyyntöä.
Kuntayhtymän valtuusto hyväksyi hallituksen selonteon vastaukseksi vuoden 2021 arviointikertomuksessa esitettyihin toimenpide-ehdotuksiin.