Samkommunens fullmäktige
Pöytäkirja 30.05.2022/Pykälä 14

Upphandling av ny systemhelhet för klient- och patientdata (ASPO)

Samkommunens styrelsen 16.05.2022 § 93

Beredare Pia Haglund, IT-direktör 

1. Bakgrund

Samkommunen för Österbottens välfärdsområde inledde sin verksamhet 1.1.2022. Från och med början av år 2023 överförs organiseringsansvaret emellertid till Österbottens välfärdsområde som kommer att tillhandahålla social- och hälsovård,  specialiserad sjukvård och specialomsorger samt det regionala räddningsverkets tjänster i välfärdsområdets 14 kommuner.

I välfärdsområdet används för närvarande sex olika klient- och patientdatasystem i varierande omfattning och i olika systemversioner. Klient- och patientdatasystemet är ett av de viktigaste verktygen för de yrkesutbildade personerna inom social- och hälsovården. I och med att de nuvarande systemen är så pass splittrade så är det svårt att förenhetliga verksamheten, informationshanteringen, rapporteringen, ledningen och de gemensamma tillvägagångssätten. Det splittrade systemfältet är varken kostnadseffektivt eller tekniskt lätt att hantera. Betraktat från de yrkesutbildade personernas perspektiv ställer det nuvarande läget till utmaningar i och med att den information som de behöver nu finns i många olika datasystem. I och med de splittrade datasystemen är det därför svårt att skapa sig en helhetsbild av kundens/patientens situation.

Problemen är emellertid inte nya. Österbotten strävade efter att lösa de problem som de nuvarande, splittrade klient- och patientdatasystemen orsakar genom att delta i ett gemensamt klient- och patientdatasystemsprojekt (ASTER) tillsamman med Mellersta Finlands sjukvårdsdistrikt, samkommunen för social- och hälsovårdstjänster i Södra  Savolax (Essote) och samkommunen för sjukvårds- och socialtjänster i Norra Karelen (Siun Sote). Aster-projektet strandade dock på hösten 2021.

I Österbotten har socialvårdens Abilita-system delvis sammanslagits under åren 2021 och 2022, men till övriga delar har det inte skett några avsevärda förändringar i fråga om klient- och patientdatasystemen.

De tjänster som hänför sig till klient- och patientdatasystemen i Österbotten tillhandahålls av 2M-IT Ab, och de avtal som hänför sig till dem överfördes till bolaget i samband med en överlåtelse av rörelse. I de upphandlingar som genomförs i anslutning till klient- och patientdatasystemen fungerar 2M-IT Ab som upphandlande enhet.

2. Det nationella läget

I Finland är situationen delad när det gäller de klient- och patientdatasystem som är i bruk i de välfärdsområden som ska bildas. De frivilligt grundade välfärdssamkommunerna har i redan i huvudsak förenhetligat sina klient- och patientdatasystem eller regionalt övergått till att använda sig av ett klient- och patientdatasystem.

I de övriga, framtida välfärdsområdena skiljer sig situationen inte väsentligt sig från det läge som nu råder i Österbotten. Kommuner använder sig av olika leverantörers system och olika versioner av dessa system. Därutöver har sjukvårdsdistrikten egna system.

Social- och hälsovårdsministeriet (STM) har linjerat att man på nationell nivå inte kommer att skapa ett gemensamt klient- och patientdatasystem som skulle omfatta hela Finland. Likaså har man linjerat att klient- och patientdatasystemen omfattas av välfärdsområdenas s.k. basfinansiering, varför man inte avser bevilja något separat statsunderstöd för upphandlingen eller sammanslagningen av dessa system.

3. Målet för upphandlingen

Det strategiska målet för den förändring som eftersträvas är att utveckla gemensamma tvåspråkiga service- och vårdprocesser tillsammans med de regionala aktörerna inom den specialiserade sjukvården, primärvården, socialvården och specialomsorgerna genom att tillgodogöra sig av det gemensamma klient- och patientdatasystem som nu ska upphandlas.

Målet är att förenhetliga de regionala tillvägagångssätten inom social- och hälsovården, med kunden i centrum, samtidigt som man genom digitalisering vill skapa en betydligt effektivare verksamhet.

I och med förändringen kan den regionala verksamheten analyseras och uppföljas bättre, vilket igen effektiverar den regionala ledningen av serviceproduktionen.

4. Delaktighet

I anslutning till upphandlingen har man i Österbotten genomfört en separat, omfattande intressentanalys.

I samband med intressentanalysen identifierade man både interna och externa intressentgrupper. För ifrågavarande interna och externa intressentgrupper har man utarbetat en delaktighetsplan för de olika faserna av projektet. 

I delaktighetsplanen beskriver man hur de olika intressentgrupperna kommer beredas möjlighet att delta i de olika delarna av projektet. Intressentanalysen och delaktighetsplanen kommer att kompletteras och preciseras i de olika faserna av projektet.

5. Uppskattade kostnader

Kostnadsberäkningen för projektet baserar sig på kostnadsanalyser av de omfattande systemkonkurrensutsättningar som genomförts under de senaste åren. Upphandlingen av det gemensamma klient- och patientdatasystemet uppskattas kosta ca 20-30 M€, beroende på omfattningen av den systemhelhet som upphandlas. Kostnadsberäkningen för den upphandlingsprocess som nu föreslås uppgår till ca 2,5 M€. De slutgiltiga kostnaderna för hela upphandlingen kan emellertid fastställas först i slutet av upphandlingsprocessen.

Investeringskostnaderna för upphandlingen omfattar upphandlingsprocessen, förverkligandet av de särskilda krav som ställs på klient- och patientdatasystemet i Österbotten, upphandlingen av de användarrättigheter som behövs, ibruktagningen av systemet och de kostnader som åsamkas av förändringarna i servicemiljön.

Upprätthållandet av klient- och patientdatasystemet är förknippat med fortlöpande årliga kostnader, såsom stöd- och underhållstjänster samt driftstjänster. De årliga totalkostnaderna uppskattas stå kvar på nuvarande nivå.

6. Principerna för konkurrensutsättningen av upphandlingen

Utan ett offentligt upphandlingsförfarande kan det system som nu är i bruk i Österbotten inte i och med upphandlingslagstiftningen utvidgas att omfatta hela landskapet. I och med detta krav kommer man i samband med konkurrensutsättningen att jämföra de produkter som erbjuds av olika leverantörer utgående från lämplighet, pris och kvalitet. Tack vare konkurrensutsättningen kan Österbotten självständigt fastställa omfattningen och innehållet på den helhet som upphandlas. Tack vare detta kan man förhandla med leverantörskandidaterna om innehållet i helheten och således uppnå ett slutresultat som bäst bemöter de individuella krav som vi ställer i området.

 Direktör Kinnunen Marina föreslår:

att styrelsen föreslår, för fullmäktige att upphandlingen av ett klient- och patientdatasystem ska påbörjas enligt följande:
Upphandlingen genomförs medelst en konkurrenspräglad dialog. Samkommunen för Österbottens välfärdsområde, och Österbottens välfärdsområde, när organiseringsansvaret överförts till området 01.01.2023, upphandlar de IKT-tjänster som hänför sig till klient- och patientdatasystem av in house-bolaget 2M-IT som fungerar som upphandlande enhet i samband med konkurrensutsättningen. Innehållet i konkurrensutsättningen bereds i tätt samarbete. Välfärdsområdet svarar för innehållet och funktionaliteten hos det system som ska konkurrensutsättas. 2M-IT ansvarar för upphandlingsprocessen. Material, specifikationer och resultat som erhållits i samband med projektet Aster Bothnia tillgodogörs i upphandlingsprocessen.
En arbetsgrupp har tillsatts för involveringen av personalen. Denna arbetsgrupp kommer att fortsätta arbeta under hela konkurrensutsättningsprocessen och ibruktagningen. Därutöver kommer man även i övrigt satsa mera omfattande på involveringen av personalen under hela processen.
Framskridningen av upphandlingen är avhängig av välfärdsområdesstyrelsens och välfärdsområdesfullmäktiges beslut.

Beslut:

Styrelsen godkände förslaget efter en diskussion.

Tilläggsuppgifter ges: Pia Haglund, telefonummer: 040 183 2739, pia.haglund@ovph.fi

Samkommunens fullmäktige 30.05.2022 § § 14

1367/07.03.02/2022    

Beredare Haglund Pia

Beslutsförslag:

Beslut:

IT-direktör Pia Haglund deltog i sammanträdet för att redogöra för ärendet.

Fullmäktige godkände enhälligt styrelsens förslag efter diskussion.

Tilläggsuppgifter ges av: Pia Haglund, telefonummer: 040 183 2739, pia.haglund@ovph.fi