Aluehallitus
Pöytäkirja 28.08.2023/Pykälä 204

Tulevaisuus- ja sopeuttamisohjelma -  Yleinen osio; hallinto ja digikehittäminen

Aluehallitus 28.08.2023 § 204

1042/00.01.02/2023    

Valmistelija Kinnunen Marina

Jakobsson-Pada Linda

Einola Suvi

Berg Päivi

Orava Marjo

Lisätietoja: puhelinnumero: 06 218 1111 (vaihde), etunimi.sukunimi@ovph.fi

Pohjanmaan hyvinvointialueen tulevaisuus- ja sopeuttamisohjelman avulla turvataan alueen väestölle palvelut. Jokaisella asukkaalla on oikeus lakisääteisiin palveluihin ja ohjelman säästötoimenpiteistä huolimatta ihmiset voivat luottaa siihen, että palveluita on saatavilla. Kehittämällä palveluja tulemme vielä lähemmäksi jokaisen kotia ja tarjoamme palveluita monipuolisesti.

Pohjanmaan hyvinvointialueen nykyinen palvelujärjestelmä ja organisaatiorakenne ei ole optimaalinen, vaan se on muodostunut vuosikymmenten aikana ja on tulos lukuisten eri organisaatioiden yhdistämisestä. Kokonaisuuden hallinta, palveluiden integrointi, yhdenmukaistaminen ja monimuotoistaminen digitalisaatiota hyödyntäen ja kivijalkapalveluita unohtamatta auttaa vastaamaan palvelutarpeeseen yhä tarkoituksenmukaisemmin. Yhdistyminen 17 erillisestä organisaatiosta yhdeksi antaa paljon mahdollisuuksia järjestää palvelut paremmin.

Itsehallinnollisten hyvinvointialueiden rahoitus tulee valtiolta. Rahoitus pakottaa hyvinvointialueet sopeuttamaan toimintaa. Myös Pohjanmaan hyvinvointialueella toimintoja on sopeutettava pitkäjännitteisesti käytettävissä olevan rahoituksen raameihin. Muutosten tekeminen nykyisiin palvelurakenteisiin on välttämätöntä.

Hallitus hyväksyi Pohjanmaan hyvinvointialueen tulevaisuus- ja sopeuttamisohjelman ja sopeuttamistason 2023-2026 kokouksessaan 30.5.2023 § 162 sekä lähetti asian valtuustoon. Valtuusto hyväksyi suunnitelman 12.6.2023 § 39. Päätöksissä viranhaltijat on valtuutettu käynnistämään kehittämis- ja sopeuttamistoimien täytäntöönpano sekä raportoimaan hallitukselle ja valtuustolle säännöllisesti toimeenpanon toteutumisesta ja ohjelman mahdollisesta sopeuttamistarpeesta. Palveluverkkoon vaikuttavat toimenpiteet tuodaan hallitukselle päätettäväksi ja niistä on tehty vaikutusarvioinnit.

Tulevaisuus- ja sopeuttamisohjelman toimenpiteet on kirjattu teemoittain ja nettosäästöittäin valtuuston päätöksessä, liite 15, sivut 40-44. Vuoden 2023 nettosäästötarve on 10 M€ ja vuosille 2023-2026 yhteensä 38,2 M€. Säästötarvetta joudutaan kuitenkin arvioimaan uudestaan jo syyskuun hallituksen kokouksessa, kun päätetään vuoden 2023 talousarviomuutoksesta.

Tulevaisuus- ja sopeuttamisohjelman myötä on käynnistetty laajat kehittämistoimenpiteet, joiden päätavoitteena on käytettävissä olevin resurssein rakentaa tulevaisuuden arvoa tuottavat palvelut ja hoito väestölle sekä kehittää henkilöstön työskentelyolosuhteita ja vaikuttamismahdollisuuksia.

Henkilöstöllä on toimenpiteiden onnistumisessa iso rooli ja heitä on osallistettu ja tullaan laajasti osallistamaan prosessien ja palveluiden kehittämiseen ja säästöjen toteuttamiseen.

Tässä kokouksessa hallitukselle tuodaan päätettäväksi kaikki vuoden 2023 säästötoimenpiteet, jotka vaikuttavat palveluverkkoon. Päätökset on jaoteltu kolmeen eri pykälään. Lisäksi tässä pykälässä käydään läpi tilannekuva digitaalisten ja etäpalvelujen kehittämisen sekä hallinto-, tuki- ja johtorakenteiden ja palveluiden keventämisen osalta.

Koko tulevaisuus- ja sopeuttamisohjelman osalta on alla olevassa taulukossa nähtävissä, paljonko säästöjä on nyt saatu suunniteltua toimenpiteiksi. Palveluverkkoon kohdistuneet muutokset käynnistetään vasta aluehallituksen päätöksen jälkeen. Tälle vuodelle kohdennetut säästöt tehdään talousarviomuutokseksi, joka tuodaan hyväksyttäväksi aluehallitukselle syyskuun kokouksessa. Kokonaisuudessaan tälle vuodelle on nyt saatu 9 865 000 € säästötoimenpiteitä, joiden kustannusvaikutus on suurempi seuraavana vuonna.

Tulevaisuus- ja sopeuttamisohjelman tavoitteet ja vuoden 2023 toimenpiteet nähtävissä tarkemmin kokonaisuudessaan oheisessa liitteessä

Tulevaisuus- ja sopeuttamisohjelman yhteistoimintamenettelyt ovat meneillään. Ennen kuin työnantaja ratkaisee asian, on neuvoteltava valmisteilla olevien toimenpiteiden perusteista, vaikutuksista ja vaihtoehdoista. Neuvottelut käydään yhteistoiminnan hengessä yksimielisyyden saavuttamiseksi. Yhteistoimintaneuvottelut järjestetään pääasiassa toimialoittain. Jos muutos koskee yksittäistä henkilöä tai muutamia henkilöitä, voidaan yhteistoimintaneuvottelu käydä asianomaisten henkilöiden kanssa. Jos muutos saattaa koskea koko organisaatiota, käydään yhteistoimintaneuvottelu organisaatiotasolla.

Digitaalisten ja etäpalveluiden kehittämisen tilannekuva

Digitaalisia ja etäpalveluita kehitetään laajasti koko hyvinvointialueen kaikilla toimialoilla. Omaolon ja chatbotin käyttöä laajennetaan, chat-palvelu otetaan käyttöön vaiheittain koko alueella, sähköistä ajanvarausta ja lomakkeita sekä etävastaanottopalveluita kehitetään voimakkaasti. Erilaisia matalan kynnyksen digitaalisia palvelumuotoja otetaan käyttöön jo syksyn 2023 aikana (mm. Terapianavigaattori, Zoturi ja Annie-tekstiviestisovellus) ja valmistellaan käyttöönottoa 2024 (sähköinen perhekeskus ml. pyydä apua -nappi) sekä laajennetaan toiminnanohjausjärjestelmää. Lääkäreiden saneluiden purussa otetaan käyttöön puheentunnistusjärjestelmä. Lisäksi Sotender-mobiilisovelluksen käyttö keikkaluonteisten työtehtävien täyttämiseen laajennetaan koskemaan koko hyvinvointialuetta sekä selvitetään mahdollisuutta hyödyntää Sotender-sovellusta myös keikkalaisten palkanmaksuprosessissa.  Hallinnon osalta rakennetaan sähköisiä lomakkeita ja pilotoidaan tekoälyä käännöstehtävissä. Ikääntyneiden Alvar-palvelu (etähoiva ja ryhmätoiminta) laajennetaan vaiheittain koko hyvinvointialueelle. Ikääntyneiden omaishoitajien tukeminen digitaalisilla ratkaisuilla (sairaanhoidollinen etäpalvelu, Alvar-palvelu).

Hallinto-, tuki- ja johtorakenteiden ja palveluiden kehittämisen tilannekuva

Hallintoa koskevat toimenpiteet (Hallinto-, tuki- ja johtorakenteiden ja palveluiden keventäminen) aloitetaan suurelta osin vuoden 2023 aikana.

Hallinnon sisäiset prosessit (aloitetaan 2023); merkitsee sitä, että kaikki hallinnon tulosalueet käyvät läpi prosessit, päätöksentekoketjut, hankinnat ja ostopalvelut siten, että ensisijaisesti haetaan ratkaisuja, jotka tekevät hallinnosta saumattoman ja kustannustehokkaan. Parhaillaan laaditaan erityistä hankesuunnitelmaa.

Johdon, hallinnon ja asiantuntijatehtävien läpikäynti (käsittää yhteistoimintaneuvottelut, aloitetaan 2023). Tämä toimenpide toteutetaan yhdessä resurssijohtajien ja toimialajohtajien kanssa strategia- ja kehitysjohtajan johdolla. Läpikäynnissä tarkastellaan avoimesti eri vaihtoehtoja, jotka antavat organisaatiolle jo nyt tai tulevina vuosina nykyaikaisen ja tehokkaan rakenteen.

Hukkajahti-kilpailu, jossa vaikuttavimmat "löysät kulut" löytävät yksiköt palkitaan (alkaa 2023). Henkilöstölle tiedotetaan tästä lähiaikoina.

Valtuustotukien ja palkkiomallien tarkastelu (2024); toimenpiteen toteuttamiseen tarvitaan myös luottamushenkilöiden edustajia.

Asiakaspalveluiden ostot (aloitetaan 2023); säästösumma jaetaan asiakaspalveluja ostavien toimialojen kesken.

Omien palvelujen ja ostopalvelujen läpinäkyvä vertailu ja toimenpiteet (aloitetaan 2023), tavaroiden ja materiaalin ostot (aloitetaan 2023); hoitotarvikkeiden hankinnasta on annettu kesällä sisäinen ohje, ja johtoryhmä käsittelee jatkotoimenpiteet lähiaikoina. Myös hankinta- ja tilausohjeiden läpikäynti toteutetaan osana tätä toimenpidettä.

Sopimusten uudelleenneuvottelut (aloitetaan 2023); sopimuksia uusitaan siten, että tavoitteena ovat kustannussäästöt ja mahdollisesti paremmat sopimusehdot hyvinvointialueelle.

Suunnitellaan logistiikkakeskus, jonka toiminta alkaa 2024. Johtoryhmässä on asetettu työryhmä tähän tehtävään.

Vähemmän ostopalveluja in-house-yhtiöiltä; asia viedään omistajaohjausjaostoon päätöksentekoa varten.

Vuokrakiinteistöjen määrän vähentäminen; tämä toimenpide käsitellään pykälässä 207 29.8.2023.

Työolojen ja vaikuttamismahdollisuuksien kehittämisen tilannekuva

Työn vaikuttavuutta parannetaan tarkoituksenmukaisella työnjaolla eri ammattiryhmien kesken. Henkilöstörakennetta arvioidaan koko sopeuttamisohjelman ajan prosessien muutoksen yhteydessä ja vakansseja muutetaan tarvittaessa vastaamaan työnjaon tarpeita. Muutoksia on jo tehty eri ammattiryhmien välillä. Digitaalisten mahdollisuuksien lisääntyessä ammattilaisen työaikaa voidaan suunnata paremmin, työ on mielekästä, hallittavaa ja parantaa hoidon ja palvelun saatavuutta. Henkilöstö on avainasemassa kiihdytysjaksoissa, joilla etsitään työlle parempia toteuttamistapoja ja vaikuttavia työmenetelmiä. Henkilöstöä kannustetaan kehittämään arjen työtä ja löytämään konkreettisia hyötyjä siitä, että olemme yhtä organisaatiota.  Johtajuuden tuki on jo käynnissä. Osaamistarpeiden kartoitus etenee toimenpiteiden rinnalla, täydennyskoulutusta järjestetään muutostarpeiden pohjalta. Toimenpiteiden rinnalla huolehditaan työhyvinvointiin ja työkykyyn liittyvistä panostuksista. Resurssijohtajat johtavat tätä kehittämistyötä.

Hyvinvointialuejohtaja Kinnunen Marina

Päätös: