Aluehallitus
Pöytäkirja 17.03.2025/Pykälä 54

Selvitys Pohjanmaan hyvinvointialueen ruoka- ja siivouspalvelujen järjestämisestä jatkossa

Omistajaohjausjaosto 15.01.2025  

Valmistelija Jakobsson-Pada Linda ,hallintojohtaja
Niklas Teir, hankintajohtaja
Maria Liukkonen, sopimushallinnan hallintopäällikkö

Lisätietoja: puhelinnumero: 06 218 1111 (vaihde), etunimi.sukunimi@ovph.fi
 

Taustaa

Aluehallitus päätti 22.1.2024 siirtyä lämpimästä ruoasta kylmään ruokaan niiden asiakkaiden osalta, jotka saavat ruokapalvelun tukipalveluna. Tässä yhteydessä hallitus hyväksyi päätöksen lisäyksenä, että ruokapalvelut arvioidaan kokonaisuudessaan ja ruokapalvelujen julkisesta hankinnasta tehdään selvitys ennen seuraavaa toimikautta. Tämän lisäksi hyvinvointialue on tulevaisuus- ja sopeuttamistyössään asettanut vaatimuksia eri in-house-yhtiöiltä ostettavien palvelujen kustannusten laskemisesta. Jokaisella toimialalla on ohjelmassa sopeuttamistoimenpiteitä, joilla saavutetaan vaaditut säästöt talouden tasapainottamiseksi vuoden 2026 loppuun mennessä. Yksi hallinnon ohjelmaan sisällyttämä toimenpide on tarkastella edelleen kriittisesti in-house-yhtiöiden toimintaa sen varmistamiseksi, että palvelut tuotetaan kilpailukykyisin ehdoin. Omistajaohjausjaosto on ohjeistanut ja 22 marraskuuta 2023 alkaen aktiivisesti seurannut asianomaisten yhtiöiden säästövelvoitteiden toteutumista ja kustannuskehitystä, jotta yhtiöiltä ostettavien palveluiden hintoja saadaan laskettua. Omistajaohjausjaosto on todennut seurannan aikana yhtiöillä merkittäviä haasteita asetettujen säästövaatimusten saavuttamisessa. 

Tämän taustan pohjalta nykyisten keittiö- ja siivouspalvelujen kartoittamiseksi ja tarkastamiseksi tilattiin kesällä 2024 konsulttiraportti, joka voi muodostaa pohjan tulevalle päätöksenteolle hyvinvointialueella liittyen siihen, miten nämä järjestetään jatkossa.

Toimeksiannon tavoitteina on luoda päätöksenteon tueksi esiselvitys siitä, kannattaako ruoka- ja siivouspalveluita ostaa in-house-yhtiöiltä vai kilpailuttaa toiminta. Olennainen tekijä päätöksenteossa on arvio kilpailutuksella saavutettavasta kustannustasosta. Toivomuksena oli tarkastella kolmea vaihtoehtoista mallia: 1) jatketaan kolmen in-house-yhtiön kanssa 2) toiminta keskitetään yhteen in-house-yhtiöön 3) palvelut hankitaan kilpailuttamalla. Lisäksi arvioidaan vaikutukset in-house-yhtiöihin ja niiden henkilökuntaan. Yksityiskohtainen selvitys sisältää keittiö- ja siivoustoimintojen perusteellisen selvityksen lisäksi myös analyysin ja esityksen eri vaihtoehdoista, joilla nämä palvelut voidaan jatkossa toteuttaa kustannustehokkaasti. Konsulttiraportti toimitettiin hyvinvointialueelle marraskuun lopussa.

Konsulttiraportti sisältää liikesalaisuuksia ja on siksi salassa pidettävä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24. §:n 17. kohdan mukaisesti. Raportista on tehty julkinen tiivistelmä. Selvityksen johtopäätökset esiteltiin aluehallituksen jäsenille hallituksen tilannekuvassa 5.12.2024. Omistajaohjausjaosto on kokouksessaan 11.12.2024 tutustunut samaan esitykseen.

Pohjanmaan hyvinvointialueen ruokapalvelujen nykyinen organisaatiomalli

Hyvinvointialueen ruokapalvelut ostetaan pääasiassa kolmelta in-house-yhtiöltä: Teese Botnia Oy:ltä, Stöd Botnia Tuki Oy:ltä ja Alerte Oy:ltä. Kruunupyyssä Compass Group on vastannut ruokapalveluista elokuusta 2024 alkaen. Pienimuotoisesti ruokaa valmistetaan omana toimintana kuntoutuksen ja psykososiaaliset palvelut toimialojen yksiköissä.

Aterioiden jaossa on kahta mallia; hajautettu jakelu, jolloin aterian osat toimitetaan isommissa jakeluastioissa osastolle ja ruoka annostellaan lautaselle osastolla. Keskitetty jakelu, jolloin ateriat annostellaan valmiiksi keittiössä ja osastolle toimitetaan potilaskohtaiset valmiit ateriatarjottimet.

Hyvinvointialueen ateriat valmistetaan seuraavasti: Teese Botnia Oy:llä on kaksi valmistuskeittiötä ja syksystä 2024 alkaen kuusi palvelukeittiötä. Suurin määrä aterioita valmistetaan Vaasan keskussairaalassa sijaitsevassa keittiössä. Toinen valmistuskeittiö on Solsidan Mustasaaressa. Teese Botnia valmistaa hyvinvointialueelle yhteensä 1 miljoonaa ruoka-annosta toimintavuoden aikana.

Stöd Botnia Tuki Oy:llä on seitsemän valmistuskeittiötä. Eniten aterioita valmistetaan Närpiön palvelukeskuksen keittiössä. Stöd Botnia Tuki valmistaa hyvinvointialueelle yhteensä noin 600 000 ruoka-annosta toimintavuoden aikana.

Alerte Ab valmistaa kaikki ateriat Oxhamnin keskuskeittiössä, josta ruoka kuljetetaan jäähdytettynä palvelukeittiöihin. Alerte valmistaa hyvinvointialueelle yhteensä noin 300 000 ruoka-annosta toimintavuoden aikana.

Compass Group valmistaa ruokaa kahdessa keittiössä, Kruunupyyn Sandbossa ja Teerijärven hoitokeskuksessa. Compass Group valmistaa toimintavuoden aikana yhteensä noin 55 000 ruoka-annosta hyvinvointialueen toimintaan Kruunupyyssä.

Ruokapalvelujen talousarvio vuodelle 2024 on 15,9 miljoonaa euroa (alv 0 %). Talousarvion arvioidaan ylittyvän 1,4 miljoonalla eurolla. Vastaava talousarvio vuodelle 2025 on 16,7 miljoonaa euroa.

Pohjanmaan hyvinvointialueen siivouspalvelujen nykyinen organisaatiomalli

Hyvinvointialueen siivouspalvelut ostetaan pääosin kolmelta in-house-yhtiöltä: Teese Botnia Oy:ltä, Alerte Oy:ltä ja Stöd Botnia Oy:ltä. Kruunupyyssä SOL on vastannut siivouspalveluista elokuusta 2024 alkaen. Edellä mainittujen lisäksi n. 1 %:n osuus siivouspalveluista tuotetaan PK-yritysten tai kuntien toimesta.

Siivouspalvelut toteuttavat myös muita oheispalveluita, kuten vuode- ja ravintohuoltotehtäviä. Yhtiöiden siivouksessa olevat pinta-alat:

Teese Botnia Oy n. 170 000 m2

Stöd Botnia Oy   n.    53 000 m2

Alerte Oy             n.    46 000 m2

SOL                       n.      7 000 m2

Siivouspalvelujen talousarvio vuodelle 2024 on 16,9 miljoonaa euroa (alv 0 %). Talousarvion arvioidaan ylittyvän 0,8 miljoonalla eurolla. Vastaava talousarvio vuodelle 2025 on 17,4 miljoonaa euroa.

Hyvinvointialueen omistus- ja sopimussuhde yhtiöissä

Pohjanmaan hyvinvointialue omistaa osakkeita konsulttiselvitykseen sisältyvistä kolmesta yhtiöstä seuraavasti:

TeeSe Botnia Oy Ab aloitti toimintansa vuonna 2018 ja tuottaa palveluitaan omistaja-asiakkailleen Pohjanmaan alueella. Yhtiön toiminta jakaantuu kolmeen toimialaan, joista puhdistuspalvelut on suurin toimiala sisältäen erilaisia puhtaus- ja oheispalveluita. Ruokapalvelut on yhtiön toiseksi suurin toimiala, yli 50 keittiön verkostolla. Kolmas toimiala, tekniset palvelut, sisältää kiinteistö- ja logistiikkapalvelut. TeeSe Botnia Oy Ab on Vaasan kaupungin tytäryhtiö. Toinen pääomistajista on Pohjanmaan hyvinvointialue. Yhtiön muita omistajia ovat lisäksi Isokyrö, Kristiinankaupunki, Korsnäs, Laihia, Maalahti, Mustasaari, Närpiö ja Vöyri.

Stöd Botnia Tuki Oy rekisteröitiin 18.1.2023 ja liikkeen luovutus omistajakunnilta tapahtui 1.6.2023. Yhtiön toimiala on ruoka- ja siivouspalvelujen tuottaminen ja järjestäminen sekä niihin liittyvät tuki- ja asiantuntijapalvelut. Stöd Botnia Oy:n omistajia ovat Närpiön kaupunki (31,77 %), Pohjanmaan hyvinvointialue (30,00 %), Vöyrin kunta (14,54 %), Kristiinankaupungin kaupunki (12,92 %), Pedersören kunta (7,00 %), Korsnäsin kunta (2,15 %) ja Kaskisten kaupunki (1,62 %).

Alerte Oy on kunnossapito- ja tukipalveluyritys, ja se on Pietarsaaren tytäryhtiö. Alerte Oy:stä 97,5 % on Pietarsaaren kaupungin omistuksessa ja 2,5 % Pohjanmaan hyvinvointialueen omistuksessa.

Konsulttiselvityksen julkinen tiivistelmä on lähetetty kaikille edellä mainittujen yhtiöiden omistajille 17.12.2024. Omistajille on annettu mahdollisuus antaa kirjallisesti omat näkökulmansa konsulttiselvityksen johtopäätöksistä ennen omistajaohjausjaoston kokousta 15.1.2025.  

Pohjanmaan hyvinvointialueen osuus kokonaisliikevaihdosta konsulttiselvitykseen sisältyvän kolmen yhtiön osalta on seuraava (vuosi 2023):

Pohjanmaan hyvinvointialue omistaa 26,85 % Teese Botnia Oy:stä ja hyvinvointialueen osuus yhtiön liikevaihdosta (2023) on 45 %.

Pohjanmaan hyvinvointialue omistaa 30 % Stöd Botnia Oy:stä ja hyvinvointialueen osuus yhtiön liikevaihdosta (2023) on 93 %. Omistussuhde ei vastaa nykyistä osuutta liikevaihdosta.

Pohjanmaan hyvinvointialue omistaa 2,5 % Alerte Oy:stä ja hyvinvointialueen osuus yhtiön liikevaihdosta (2023) on 32 %. Omistussuhde ei vastaa nykyistä osuutta liikevaihdosta ja alittaa myös määräykset, joita saattaa tulla uudistetun hankintalain myötä (vähimmäisvaatimuksena 10 prosentin omistusosuus sidosyksiköistä).

Pohjanmaan hyvinvointialueen vuoden 2023 ostot €/palvelu/yhtiö sekä ostojen osuus yhtiöiden kokonaisliikevaihdosta:

Vaikutukset yhtiöihin, jos kilpailutetaan

Jos ruoka- ja siivouspalvelut kilpailutetaan kokonaisuudessaan ja yhtiöt eivät jatkossa myy näitä palveluja hyvinvointialueelle, tarkoittaa se kaikkien yhtiöiden osalta merkittävää liikevaihdon pienenemistä. Hyvinvointialue ostaisi myös jatkossa muita palveluita Teese Botnialta ja Alertelta.

Teese Botnia tulee edelleen tuottamaan omistajilleen hankintapalveluja. Hyvinvointialue hyödyntää näitä strategisen arvioinnin jälkeen, kun hankinnan kohteena on muita kuin sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja, tarvikkeita tai laitteita.

Myös molempien yhtiöiden toteuttamat kuljetuspalvelut jatkuvat. TeeSe Botnia hoitaa ruoka- ja materiaalikuljetukset keskisellä alueella ja alueelliset reittikuljetukset koko hyvinvointialueella, kun taas Alerte vastaa kuljetustoiminnasta pohjoisella ja eteläisellä alueella.

Näiden lisäksi hyvinvointialue ostaa myös jatkossa molemmilta yhtiöiltä liikuntaesteisten asiakkaiden asuntojen ja kiinteistöjen muutostöiden suunnittelu- ja toteutuspalveluja.

Tämä tarkoittaa, että Alerten osakkeiden hankkiminen voi olla jatkossa välttämätöntä riippumatta ruoka- ja siivouspalvelujen kilpailutuksesta. Investointisuunnitelmassa 2025 on määräraha Alerten osakkeiden ostamiseen.

Stöd Botnia Tuki Oy:ltä hyvinvointialue ostaa ainoastaan ruoka- ja siivouspalveluja, mikä tarkoittaa, että asiakassuhde yhtiön kanssa saattaa päättyä kilpailutuksen yhteydessä. Hyvinvointialue omistaa 30 % yhtiöstä.

Mikäli palvelut päätetään kilpailuttaa, tarkoittaa se myös sitä, että Pohjanmaan hyvinvointialueen tulee sopia esisopimuksella päätöksenteon jälkeen liikkeenluovutuksista in-house-yhtiöiden kanssa. 

Hyvinvointialueella on voimassa olevat pääsopimukset sekä palvelusopimukset ruoka- ja siivouspalvelujen palvelutuotannosta TeeSe Botnia Oy:n, Alerte Oy:n ja Stöd Botnia Tuki Oy:n kanssa. Sopimuskokonaisuudet voivat vaihdella riippuen tukipalveluista, joita hyvinvointialue ostaa kyseiseltä palveluntuottajalta.

1. Stöd Botnia Tuki Oy
Hyvinvointialueella on voimassa oleva, 16.2.2024 allekirjoitettu pääsopimus siivous- ja ruokapalvelujen tuotannosta Stöd Botnia Tuki Oy:n kanssa. Irtisanomisaika on sopimuksen kohdan 8.1 mukaan molemmin puolin kuusi (6) kuukautta. Kyseiselle palveluntuottajalle ei ole tehty palvelusopimusta, vaan irtisanomisaika on pääsopimuksen mukainen, koska palveluntuottaja tuottaa vain siivous- ja ruokapalveluja.

2. Alerte Oy
Hyvinvointialueella on voimassa oleva, 31.3.2023 allekirjoitettu pääsopimus ruoka- ja siivouspalveluista Alerte Oy:n kanssa. Irtisanomisaika on sopimuksen 8.1 kohdan mukaan molemmin puolin kuusi (6) kuukautta ennen seuraavan kalenterivuoden alkua. Lisäksi hyvinvointialueella on ruokapalveluja ja siivouspalveluja koskevat palvelusopimukset, jotka ovat siirtyneet Pietarsaaren kaupungilta hyvinvointialueelle hyvinvointialueuudistuksen yhteydessä 1.1.2023. Kummankin palvelusopimuksen irtisanomisajaksi on määritelty seitsemän (7) kuukautta ennen seuraavan kalenterivuoden alkua.

3. TeeSe Botnia Oy
Hyvinvointialueella on voimassa oleva, 13.1.2023 allekirjoitettu pääsopimus tukipalvelutuotannosta TeeSe Botnia Oy:n kanssa. Pääsopimus käsittää kaikki TeeSe Botnia Oy:n hyvinvointialueelle tuottamat tukipalvelut. Pääsopimus voidaan irtisanoa pääsopimuksen kohdissa 9 ja 12 määritellyin ehdoin ja sopimuksen irtisanomisaika on molemmin puolin kuusi (6) kuukautta. Lisäksi hyvinvointialueella on siivous- ja ruokapalvelujen tuotannosta n. 14 TeeseBotnia Oy:n kanssa tehtyä eri palvelusopimusta, jotka ovat siirtyneet muista organisaatioista hyvinvointialueelle hyvinvointialueuudistuksen yhteydessä 1.1.2023. Irtisanomisajaksi on määritelty palvelusopimuksissa kuusi (6) kuukautta, mutta on huomattava, että kyseisten palvelusopimusten irtisanomisehdot on määritelty eri tavoin.

Tulevaisuuden organisaatiomallien vaihtoehdot Pohjanmaan hyvinvointialueen ruoka- ja siivouspalveluille

Esiselvitysraportin pohjalta on nostettu eri vaihtoehtoja uudeksi organisaatiomalliksi ruoka- ja siivouspalveluiden tuottamista varten 1) kolme in-house-yhtiötä 2) yksi in-house-yhtiö 3) kilpailuttaminen markkinoilta 4) osittainen kilpailuttaminen.  Eri vaihtoehtoehtojen välillä on arvioitu saatavia säästöjä, säästön toteutumisajankohtaa, henkilöstövaikutuksia sekä vaihtoehtojen vaikutusta. Lisäksi esille nousseita eri organisointivaihtoehtoja on sanallisesti avattu raportin luvussa 6. (s. 87)

Alla olevassa taulukossa on yhteenveto eri vaihtoehtojen säästöpotentiaalista, säästösummat on laskettu hyvinvointialueen ruoka- ja siivouspalveluille vuodeksi 2024 vahvistetun talousarvion mukaan (alv. 0 %).

Vaihtoehdot A ja B Vaihtoehdon A (kolme in-house-yhtiötä jatkavat) ja vaihtoehdon B (yksi in-house-yhtiö tuottaa palvelut) arvioitu säästöpotentiaali on vuoden 2025 (A) ja 2026 (B) lopussa 3,6 miljoonaa euroa. Molemmissa vaihtoehdoissa säästöjen arvioidaan syntyvän toiminnan tehostamisesta ja uudelleenjärjestelyistä, mutta konsultti ei näe, että keskittäminen pelkästään yhteen nykyiseen tai yhteen uuteen in-house-yhtiöön toisi suuremman säästöpotentiaalin kuin jos kaikki kolme yhtiötä jatkaisivat toimintaansa. Konsultti ei ole ottanut kantaa siihen, mitä nykyisen kolme in-house-yhtiötä käsittävän rakenteen muuttaminen yhdeksi in-house-yhtiöksi vaatii, mutta ottaen huomioon, että yhtiöistä kaksi on Vaasan kaupungin ja Pietarsaaren kaupungin tytäryhtiöitä, tulee sellainen malli selvittää perusteellisesti yhteisymmärryksessä ja yhteistyössä kolmen nykyisen yhtiön omistajien kanssa.

Vaihtoehto C Kilpailuttaminen kokonaisuutena. Tämän vaihtoehdon arvioidaan tuottavan 8,5 miljoonan euron säästön. Arvio perustuu siihen, että ruokapalvelujen kustannukset vähenevät 20 % nykyisestä ja että siivouspalvelujen kustannukset vähenevät 30 % nykyisestä (talousarvio 2024). Säästöt toteutuisivat 9 kuukauden kuluttua uuden toiminnan alkamisesta. Henkilöstö siirtyy nykyisistä yhtiöistä uudelle palveluntuottajalle liikkeenluovutussopimuksella, minkä jälkeen palveluntuottaja sopeuttaa toiminnan omaan toimintamalliinsa.

Vaihtoehto D Pelkästään siivouspalvelujen ja ateriapalvelujen kilpailuttaminen tukipalveluina. Tämän mallin arvioidaan tuottavan vuoden 2026 lopussa 4,9 miljoonan euron säästön siivouspalveluihin sekä 0,5 miljoonan euron säästön ateriapalveluihin tukipalveluina.

Vaihtoehto E Ruoka- ja siivouspalvelut kilpailutetaan, mutta Vaasan alueen ruokapalvelut säilytetään in-house-palveluna huoltovarmuuden turvaamiseksi. Tämän vaihtoehdon arvioidaan tuottavan 6,9 miljoonan euron säästön vuoden 2026 lopussa.

Ruoka- ja siivouspalvelut omana toimintana. Konsulttiselvityksessä on kommentoitu lyhyesti myös vaihtoehtoa, jossa toiminta siirrettäisiin omaan tuotantoon, ts. henkilöstö olisi hyvinvointialueen palveluksessa. Tässä mallissa haasteen tuo olemassa olevien järjestelmien puute ja tehtävien haltuun ottamiseen tarvittavan hallinnollisen rakenteen puuttuminen hyvinvointialueelta. Järjestelmillä tarkoitetaan siivousmitoitusta ja ruokapalveluiden tuotannonohjausjärjestelmää, mukaan lukien ruokareseptit ja ruokalistat.

Riskinarviointi

Kokonaiskilpailutus tuo vaihtoehdoista selkeästi suurimman säästön, mutta suuren säästön vastapainona ovat suurimmat riskit. Riskeistä, niiden vaikutuksesta ja suojaustoimenpiteistä on laadittu kokonaisvaltainen arvio.

Konsulttiraportin luku 7 (sivu 89) sisältää riskinarvioinnin. Riskit ovat seuraavat: 

-         In-house-yhtiöiden reagointi mahdolliseen ulkoistamispäätökseen

-         Epäonnistuminen liikkeenluovutuksessa

-         Osasto/ yksikkö ei ole tyytyväinen palveluun

-         Kustannusten kontrolloimaton nousu

-         Huoltovarmuus ja saatavuusongelmat sopimuskauden aikana

-         Toiminnan kehittämistä ei tapahdu

-         Kustannusten hallinta epäonnistuu

-         Laadunhallinta epäonnistuu

Konsulttiselvitykseen sisältyvien riskien lisäksi on tehty riskikartoitukset ulkoistamisen kaikista vaiheista (valmistelu, kilpailutus, sopimuskausi), mutta myös sisäisesti keskussairaalatoiminnan ja hyvinvointialueen osalta. Nämä on tehty yhdessä eri toimialojen vastuuhenkilöiden kanssa sen varmistamiseksi, että merkittävät riskit tulevat tunnistetuiksi ja arvioiduiksi.

Tunnistetut ja arvioidut riskit ovat seuraavat:

-          Ulkoistamisen vaikutus osapuolten väliseen yhteistyöhön kilpailutuksen valmistelun aikana

-         Enemmistöomistajien suhtautuminen ulkoistamiseen

-         Kuntien ja palveluntuottajan yhteisymmärrys keittiöiden vuokraamisen ja vuokratason osalta

-         Kuntien valmius investoida keittiölaitteistoon ja vaikutus osapuolten väliseen yhteistyöhön hankintavaiheen ja sopimuskauden aikana

-         Liikkeenluovutusprosessi, jonka mukaan in-house-yhtiöiden työntekijät siirtyvät ensin hyvinvointialueelle ja sitten palveluntuottajalle

-         Koko alueen ruoka- ja siivouspalvelujen kattavan laadunvarmistuksen resursointi

-         Huoltovarmuus poikkeuksellisissa tilanteissa (yleislakko, poikkeus- ja sotatila)

-         Merkittävä kilpailutus vaatii riittävästi aikaa ja resurssia hyvinvointialueen ydintoiminnasta ja hallinnosta. 

-         Ydintoiminnasta on nostettu vahvasti esiin sairaalatoimintojen siivouspalveluiden laatutason säilyttäminen.
 

Irtautuminen in-house-yhtiöistä ruoka- ja siivouspalveluiden osalta tarkoittaa hyvinvointialueelle sitä, että nämä palvelut tullaan jatkossakin kilpailuttamaan markkinoilla, paluuta in-house-palveluiden piiriin ei ole.

Ruokapalvelutoimijoita ohjaavat valtakunnalliset ravitsemussuositukset ja valvovat kuntien ympäristötoimen viranhaltijat. Ruoan valmistustapa, joka on riippuvainen keittiöiden laitekannasta, sekä henkilöstömitoitus ovat tekijöitä, joilla on merkittävin vaikutus ateriahintaan.

Siivouspalveluissa ei vastaavaa suositusta tai valvontaa ole. Siivouspalveluiden kustannukset perustuvat n. 85-prosenttisesti siivous- ja oheispalveluita suorittavan työvoiman kustannuksiin.  Halvempi hinta tarkoittaa vähemmän työtunteja/ työntekijä -> vähemmän aikaa suoriutua samoista palvelutehtävistä.

Hyvinvointialueelle tulee lisätä resurssia arviolta 2 htv kilpailutuksen toteuttamiseksi, muutoksen johtamiseen ja toiminnan haltuunottoon ja jatkuvuuden kannalta laadun seurantaan koko sopimuskaudella. Varsinkin siivouspalveluiden osalta markkinaehtoisessa toiminnassa palveluntuottaja ei voi toimia laadunvalvojana, vaan tilaajan tulee huolehtia siivousalan ammattilaisen toimesta siitä, että sopimuksessa sovitut puhtaustasot toteutuvat.

In-house-yhtiöille jäävien muiden palveluiden mahdollisiin hintavaikutuksiin ei ole otettu kantaa, palveluita ovat keskussairaalan sisälogistiikka sekä muut kuljetuspalvelut mukaan lukien ruokakuljetukset. Lisäksi Provina (pesula ja tekstiilipalvelut) on esittänyt muutosten mahdollisesti vaikuttavan yhtiön toimintaan ja talouteen.

Omistajaohjausjaoston tulee antaa hallitukselle lausunto konsulttiselvityksen johtopäätöksistä ja vaihtoehdoista omistajaohjauksen näkökulmasta. Tarkoituksena on, että aluehallitus käsittelee konsulttiraportin 20.1.2025 pitämässään kokouksessa.  

Hallintojohtaja Jakobsson-Pada Linda

ehdottaa, että omistajaohjausjaosto antaa aluehallitukselle seuraavan lausunnon ehdotuksista, jotka sisältyvät konsulttiraporttiin Pohjanmaan hyvinvointialueen keittiö- ja siivouspalvelujen järjestämisestä jatkossa.

-  Lausuntoehdotus annetaan kokouksessa, koska omistajien mahdolliset kommentit eivät ole ehtineet saapua ennen esityslistan julkaisemista.

Pykälä ehdotetaan tarkastettavan välittömästi kokouksessa.

Päätös:

Esittelijä antoi lausuntoehdotuksensa kokouksessa seuraavasti:

Omistajaohjausjaosto antaa aluehallitukselle seuraavan lausunnon

ehdotuksista, jotka sisältyvät konsulttiraporttiin Pohjanmaan hyvinvointialueen keittiö- ja siivouspalvelujen järjestämisestä jatkossa:

- Omistajaohjausjaosto on tutustunut konsulttiraporttiin ja arvioi, että se antaa riittävän kuvan ja analyysin nykytilanteesta, ja raportissa on tuotu esille myös konkreettisia ja selkeitä vaihtoehtoja palvelujen järjestämisestä jatkossa. Jaosto ei ota kantaa mihinkään vaihtoehtoon, mutta toteaa, että vaihtoehdot C, D ja E vaikuttavat kaikki yhtiöiden tulevaan palvelutuotantoon.

- Omistajaohjausjaosto arvioi lisäksi, että merkittävimmät riskit on tunnistettu ja arvioitu.Kyse on huomattavista riskeistä, koska siirtyminen palvelujen ostamisesta in-house-yhtiöiltä kilpailuttamiseen vapailla markkinoilla on suuri muutos nykytilanteeseen.

- Omistajaohjausjaosto nostaa esiin, että hyvinvointialueella tarvitaan myös uuttaresursointia kilpailutuksen toteuttamiseen, muutoksen johtamiseen, toiminnan haltuunottoon sekä laadun ja hintojen seurantaan jatkuvuuden turvaamiseksi koko sopimuskauden ajan.

- Jaosto arvioi, että ruoka- ja/tai siivouspalvelujen kilpailuttamisella on merkittävä vaikutus kaikkien kolmen in-house-yhtiön toimintaan ja niiden mahdollisuuksiin toimia yhtiöinä tulevaisuudessa. Viime vuosina jaosto on pyrkinyt vuorovaikutuksessa asianomaisten yhtiöiden kanssa laskemaan kustannustasoa ja todennut seurannassa, että yhtiöillä on ollut huomattavia haasteita säästövaatimusten saavuttamisessa. Tämä viittaa siihen, että kilpailutus on ainoa tapa saada lisää säästöä, mutta samalla sillä saattaa olla vaikutusta laadun ja huoltovarmuuden kaltaisiin tekijöihin, joita on vaikea arvioida etukäteen.

- Jaosto katsoo, että mahdollisessa kilpailutuksessa on hinnan, laadun ja huoltovarmuuden ohella keskityttävä voimakkaasti myös tulevan kilpailutuksen optimaalisten alueiden tunnistamisen. Alustavasti vaikuttaa siltä, että noudattamamme perinteinen jako eteläiseen, keskiseen ja pohjoiseen alueeseen olisi optimaalinen. Tämä antaa myös in-house-yhtiöille mahdollisuuden osallistua mahdolliseen kilpailutukseen.

- Omistajaohjausjaosto katsoo, että ennen kuin hallitus tekee lopullisen päätöksen siitä,miten ruoka- ja siivouspalvelut järjestetään jatkossa, voitaisiin asianomaisille in-house-yhtiöille antaa vielä mahdollisuus keskustella omistajiensa kanssa ja esittää konkreettisia tehostamistoimenpiteitä siten, että yhtiöt voivat laskea oman toimintansa kustannustasoavuosina 2025-2027, vaihtoehtona kilpailutukselle.

- Tällaisen keskustelun kehykseksi voidaan asettaa seuraava tavoitetaso: ruoka- ja siivouspalveluille vuodeksi 2025 vahvistettua talousarviota supistettaisiin 34,1 miljoonasta eurosta 29 miljoonaan euroon vuonna 2026. Vaihtoehtoisesti 3,6 miljoonalla eurolla vuonna 2026 ja vielä 1,5 miljoonalla eurolla vuonna 2027.

-Yhtiöiltä pyydetään konkreettisia tehostamistoimenpiteitä sisältävät arviot siten, että aluehallitus voi tutustua niihin ennen kuin se päättää asiasta kokouksessaan 17.3.2025.

Pöytäkirjaan merkittiin, että Kirsti Mylläri ilmoitti esteellisyydestä hallintolain 28.1 §:n 5 kohdan mukaisesti (yhteisöjääviys) ja poistui paikalta päätöksenteon ajaksi.

Omistajaohjausjaosto hyväksyi ehdotuksen ja jaoston puheenjohtaja vie keskustelussa nostetut asiat aluehallitukselle tiedoksi. Pykälä tarkastettiin välittömästi kokouksessa.

Aluehallitus 20.01.2025 § 9

Valmistelija Jakobsson-Pada Linda

 Teir Niklas

 Liukkonen Maria

Lisätietoja: puhelinnumero: 06 218 1111 (vaihde), etunimi.sukunimi@ovph.fi

Hyvinvointialuejohtaja Kinnunen Marina

ehdottaa, että
. hallitus merkitsee raportin tiedoksi ja toteaa, että se antaa riittävän kuvan ja analyysin nykytilanteesta, ja raportissa on tuotu esille myös konkreettisia ja selkeitä vaihtoehtoja palvelujen järjestämisestä jatkossa.
. hallitus päättää omistajaohjausjaoston lausunnon mukaisesti pyytää yhtiöiltä konkreettisia ja realistisia esityksiä tehostamistoimenpiteistä siten, että yhtiöt voivat laskea oman toimintansa kustannustasoa vuosina 2025-2027, vaihtoehtona kilpailutukselle. Tämä on tehtävä vuorovaikutuksessa kaikkien omistajien kanssa.
. yhtiöiden konkreettisten tehostamistoimien kehykseksi asetetaan seuraava tavoitetaso: ruoka- ja siivouspalveluille vuodeksi 2025 vahvistettua 34,1 euron talousarviota supistettaisiin 3,6 miljoonalla eurolla vuonna 2026 ja vielä 1,5 miljoonalla eurolla vuonna 2027. Tämä tarkoittaa sitä, että ruoka- ja siivouspalvelujen talousarvio olisi 30,5 miljoonaa euroa vuodelle 2026 ja 29 miljoonaa euroa vuodelle 2027, sisältäen yleiset hinnantarkistukset.
. yhtiöiltä pyydetään konkreettisia tehostamistoimenpiteitä sisältävät arviot siten, että aluehallitus voi tutustua niihin ennen kuin se päättää ruoka- ja siivouspalvelujen järjestämisestä jatkossa kokouksessaan 17.3.2025.

Päätös:

Ehdotus hyväksyttiin. 

Pöytäkirjaan merkittiin, että hallituksen jäsenet Rantala, Heinonen, Rajala, Lindkvist ja West ilmoittivat esteellisyydestä hallintolain 28.1 §:n 5. kohdan mukaisesti (yhteisöjäävi) ja poistuivat paikalta asian päätöksenteon ajaksi. 

Pöytäkirjaan merkittiin, että konsultti Timo Kivistö ja palvelupäällikkö Kirsti Mylläri olivat aluksi paikalla Teamsin kautta vastaamassa kysymyksiin asiantuntijan roolissa ennen kuin asian käsittely aloitettiin. Pöytäkirjaan merkittiin, että hallintopäällikkö Maria Liukkonen ja hankintajohtaja Niklas Teir osallistuivat Teamsin kautta asian käsittelyn aikana.

Aluehallitus 17.03.2025 § 54

ÖVPH/60/00.01.06/2025    

Valmistelija Liukkonen Maria

Teir Niklas

Lisätietoja: puhelinnumero: 06 218 1111 (vaihde), etunimi.sukunimi@ovph.fi

Ruoka- ja siivouspalveluiden selvitystyötä on jatkettu aluehallituksen 20.1.2025 päätöksen mukaisesti viranhaltijatyönä sekä yhteistyössä in-house-yhtiöiden toimitusjohtajien kanssa.

Aluehallituksen asettaman tavoitteen mukaisesti vähennetään ruoka- ja siivouspalveluiden talousarviosta yhteensä 5,1 milj. euroa vuosien 2026 ja 2027 aikana. Siten että 2025 vahvistettua 34,1 euron talousarviota supistetaan 3,6 miljoonalla eurolla vuonna 2026 ja vielä 1,5 miljoonalla eurolla vuonna 2027. Tämä tarkoittaa sitä, että ruoka- ja siivouspalvelujen talousarvio olisi 30,5 miljoonaa euroa vuodelle 2026 ja 29 miljoonaa euroa vuodelle 2027, sisältäen yleiset hinnantarkistukset.

Asetettu 5,1 miljoonan euron vähennys yhteensä vuosien 2026 ja 2027 aikana jaettiin yhtiöille seuraavasti:

Yllä olevien säästöjen lisäksi tulee yhtiöiden saavuttaa myös omistajaohjausjaoston 12.6.2024 § 48 vuosille 2025 ja 2026 vahvistamat säästöt yhtiön palveluista. Teese Botnia 225 000 euroa/vuosi, Stöd Botnia Tuki 55 000 euroa/vuosi ja Alerte 60 000 euroa/vuosi.

Yhtiöiden aluehallitukselle toimittamien esitysten pohjalta voitaneen todeta tehostamistoimilla saavutettavan säästöjä yhteensä n. 4 miljoonaan euroa. Lisäksi yhtiöiden esityksissä oli n. 0,4 miljoonaa euron edestä säästöjä, joissa oli epävarmuutta. Yhtiöiden esittämien oman toiminnan tehostamisen kautta saatujen säästöjen lisäksi yhtiöt ja hyvinvointialue ovat yhdessä tunnistaneet potentiaalisia säästöjä, jotka voidaan toteuttaa yhteistyössä. Tällaisia toimia ovat palvelun laadun tason tarkastaminen, yhtenäiset toimintatavat ja hyvinvointialueen omat toimet.

Teese Botnia: Merkittävimmät säästöt saavutettaisiin keskussairaalan palveluista. Siivouspalveluita tehostetaan väline- ja menetelmämuutoksilla. Ruokapalveluiden osalta potilasaterioiden valmistuksen tehostaminen tuo merkittävimmän säästön. Esitetyt tehostamistoimet tuovat säästöjä 2,26 miljoonaa euroa eivätkä kata kokonaan Teese Botnialle asetettua 3,5 miljoonan euron säästötavoitetta. 

Stöd Botnia Tuki: Merkittävimmät säästöt saadaan toimintaa tehostamalla ja henkilöstötarpeen pienentämisellä. Osa säästöistä lasketaan saavutettavan keittiöiden vuokrakustannuksista. Esitetyt tehostamistoimet tuovat säästöjä 1,12 miljoonaa euroa ja kattavat Stöd Botnia Tuelle asetetun 0,92 miljoonan euron säästötavoitteen

Alerte: Merkittävimmät säästöt syntyvät työehtosopimusmuutoksesta sekä tuottavuus ja tehostamistoimenpiteistä. Näillä saavutetaan yhteensä suoria säästöjä n. 0,6 miljoonaa euroa. Lisäksi oli esitetty toimenpiteitä 0,41 miljoonan euron edestä, jota joudutaan arvioimaan suuremman kokonaisuuden yhteydessä.  Voitaneen todeta, että suorilla ja arvioitavilla säätötoimenpiteillä Alerten kattaa asetetun 0,66 miljoonan euron säästötavoitteen.

Yhtiöiden antamien säästöesitysten ja asian käsittelyn edetessä ohjausryhmä on arvioinut kolmea eri mallia tulevaisuuden toimintamalliksi ruoka- ja siivouspalveluissa. Toimintamalleja arvioitaessa on keskitytty saavutettaviin säästöihin, niiden toteutumisajankohtaan, toiminnan jatkuvuuteen ja arvioituihin riskeihin. Näitä malleja ovat; ruoka- ja siivouspalvelut omana toimintana, jatketaan kolmella in-houseyhtiöllä tai kilpailutus.

Liitteenä olevassa esityksessä on verrattu näitä kolmea eri mallia. Toimitusjohtajien kuulemisen ja kokonaistilanteen arvioinnin jälkeen päädyttiin siihen, että tässä kohdassa esitetään jatkamista kolmen in-house yhtiön kanssa. Tärkein peruste on se, että palvelutasokuvauksia ei ole tehty riittävällä tarkkuudella yhdessä yhtiöiden kanssa ja hyvinvointialueella ei ole tällä hetkellä riittävää omaa henkilöstöä vastaamaan palvelutason määrittämisen ja kehittämisen johtamisesta. Lisäksi yhtiöt vakuuttivat olevansa sitoutuneita etsimään toiminnastaan säästöt. Yhtiöiden ja hyvinvointialueen yhteistyössä ja palveluiden kustannuksissa on kuitenkin tapahduttava merkittäviä muutoksia ja siitä syystä päätöksen edellytyksenä on useamman toimenpiteen käynnistäminen.  Hyvinvointialue asettaa yhteisen ohjausryhmä ruoka- ja siivouspalveluiden muutosprosessin ohjaamiseen ja seurantaan. Ohjausryhmään kutsutaan jokaisesta inhouse yhtiöstä toimitusjohtajat ja hyvinvointialue nimeää omat edustajat.  Ryhmän tehtävänä on tehdä yhtenäiset palvelutasokuvaukset palveluille koko alueelle, sopia mittareista joilla talouden sopeuttamista sekä palvelutason muutosta seurataan. Hyvinvointialue vahvistaa omaa siivous- ja ruokahuollon ostopalveluiden koordinointiresurssia.  Hyvinvointialue edellyttää, että Stöd Botnia hankkii lisää asiakkaita, jotta yhtiö voi lisätä tuottavuuttaan. Tällä hetkellä hyvinvointialue ostaa 95% yhtiön palveluista.

Jotta kustannussäästöt ja muutokset saadaan aikaiseksi, tulee muutosten käynnistyminen tapahtua välittömästi. Hyvinvointialue arvioi yhteistyön ja kustannustason laskun toteutumista seuraavan kerran 31.7.2026 tilanteen jälkeen.

Hyvinvointialuejohtaja Kinnunen Marina

Päätös: